R come Routines (il tuo pilota automatico)

Da bambina, mentre aspettavo la mamma dalla parrucchiera, leggevo spesso i settimanali femminili e, al tempo, mi pareva che la cosa da fuggire come la peste fosse la temutissima “routine matrimoniale”, causa di innumerevoli naufragi di coppia.

Perciò sono cresciuta pensando che “routine=male”, concetto che, unito a quello di “faccio quello che mi sento” ha caratterizzato tutta la mia adolescenza e buona parte dell’età adulta con il risultato di rendere le mie giornate una sorta di affannata corsa agli ostacoli, tra appuntamenti mancati e scadenze centrate per miracolo.

Quando l’arrivo di tre figli, quasi in contemporanea, ha fatto saltare anche quei pochi schemi che c’erano – si stava svegli di notte e non si dormiva di giorno, le lavatrici si accumulavano perchè non c’era tempo di stendere, andare a fare la spesa con un neonato, un bambino di due anni e uno di poco più di tre, era una missione di guerra e, se andavo da sola, una corsa contro il tempo – ho cominciato ad affondare.

E mentre le onde della mia vita familiare senza controllo e senza regole si abbattevano sulle mie giornate, ho capito che le routines ci avrebbero salvato tutti, a dispetto di quello che “Confidenze” mi aveva inculcato in testa a colpi di bigodini.

Il mio viaggio nell’organizzazione è iniziato così, con la creazione di tre semplici sequenze: una mattutina (vestirsi – tutti quanti, svuotare la lavastoviglie, fare una lavatrice), una pomeridiana (stendere la lavatrice, preparare la cena) e una serale (svuotare il lavello, caricare la lavastoviglie, preparare i vestiti per l’indomani).

L’idea non è mia, ma di Flylady, alias Marla Cilley, casalinga deragliata che, dopo aver ritrovato la retta via, ha messo gratuitamente a disposizione di altre donne in difficoltà il suo geniale sistema di organizzazione domestica basato su facili routines che si declinano sulla giornata, sulla settimana e sul mese.

E’ così che le routines sono diventate la struttura portante della mia famiglia, un secondo cervello, un’invisibile Mary Poppins che ci sveglia, svuota la lavastoviglie, fa la spesa, il bucato, passa in lavanderia, riordina e pulisce, mentre noi genitori lavoriamo, ci dedichiamo ai bambini e liberiamo tempo per ricaricare le energie e fare quello che più ci piace.

Alla base c’è un concetto molto semplice

Perchè perdere tempo ed energie per pensare ogni volta da capo a cosa deve essere fatto ogni giorno, in quale momento e in quale ordine per rendere più scorrevole la vita quotidiana? Basta fare lo sforzo una volta sola e si risolvono un sacco di problemi.

Possiamo impiegare il nostro tempo in una maniera migliore che non sia correre dietro a tutto “come un pollo senza testa” (pittoresca frase di Marla!)

E’ lo stesso concetto che abbiamo già trattato nella delega: evitare inutili dispersioni di energie in attività a basso valore aggiunto per poterle concentrare in occupazioni che fanno la differenza nella nostra vita.

Il vero plus delle routines è che una volta impostate, ci aiutano a rimanere sui binari anche in periodi di stress, stanchezza o confusione; in caso di eventi imprevisti che rivoluzionano la nostra giornata, possiamo scendere e risalire dal treno delle routines senza nessun problema, riprendendo esattamente dal punto in cui abbiamo lasciato.

Avere dei ritmi prestabiliti, non significa che non si possa improvvisare o che la vita diventi noiosa e prevedibile: avere un percorso già tracciato, non impedisce infatti di fare deviazioni per ammirare un bel panorama!

Hai mai pensato al potere positivo delle routines o sei stato condizionato anche tu, come me, a vederne solo i lati negativi? Hai mai adottato delle consuetudini per semplificarti le giornate? Raccontami cosa ne pensi nei commenti!

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N come (dimmi di) No

N come No

Dire sempre “Si” e caricarsi dell’ennesimo impegno in un’agenda già densa è l’equivalente del tornare a casa con un altro oggetto che non sappiamo dove mettere e che andrà ad accumularsi a tutti quelli che già appesantiscono l’ambiente che ci circonda, succhiando via il nostro tempo e la nostra energia.

Il legame fra lo spazio e il tempo è talmente stretto che spesso ci rapportiamo a entrambi con la stessa modalità, anche se non ce ne rendiamo conto.

Così come non riusciamo a resistere all’ennesimo maglioncino o al formidabile attrezzo ginnico che pensiamo sia in grado di appiattirci la pancia con la sua sola presenza in casa nostra, altrettanto pensiamo di non poter tollerare le conseguenze di un rifiuto da parte della persona che lo riceve.

In entrambi i casi, non siamo riusciti a dire “No”.

Cause…

Cosa si nasconde dietro la difficoltà di pronunciare questa parolina così breve ma così terribile è materia da psicologo e in rete si trovano tanti articoli che scandagliano tutte le cause dell’incapacità di opporsi al volere degli altri, prima fra tutte la paura di deludere chi crede in noi, segue quella di rompere equilibri consolidati, la paura della pressione sociale, l’onnipresente senso di colpa e quella di rovinare i rapporti.

Qualunque sia il motivo che ci blocca, quello che veramente ci interessa è come riuscire ad affermare la nostra volontà senza temere le conseguenze della scelta fatta.

…. e rimedi!

Per farlo è necessario stabilire in primo luogo quale sia la motivazione per la quale siamo disposti a rischiare tutte le brutte conseguenze di cui sopra, cosa cioè valga la pena di essere difeso con le unghie e coi denti, identificandolo con chiarezza.

E’ forse il tempo speso con la nostra famiglia? Quello dedicato a noi stessi? La possibilità di rilassarci in santa pace senza altri pensieri di sorta? Una volta stabilito ciò, sarà più facile mantenerci saldi sulla decisione presa.

In seconda battuta pensiamo alle conseguenze del “Si”; certo l’altra persona sarà contenta, ma a questo punto saremo noi a non esserlo più, ed ecco affacciarsi di nuovo l’ “allegra compagnia” delle ansie e delle ritorsioni, questa volta però evocata da noi.

Una volta noto il meccanismo alla base, non resta che trovare il modo migliore per declinare inviti e proposte in modo efficace ma cortese, ad esempio indicando altre persone più adatte di noi a portare a termine un compito (“Mi spiace, proprio non posso, forse però potresti chiederlo a Carla”) oppure prendendo tempo (“Non sono in grado di risponderti subito, devo prima controllare la mia agenda”).

Spesso, tuttavia, ci capita di avere a che fare con persone speciali, alle quali rifiutare una richiesta sembra essere quasi impossibile; vediamo più in dettaglio come rispondere in questi particolari casi.

  • Al capo

Negoziare la priorità.  Se ci viene affidato un lavoro urgente possiamo provare a stabilire col superiore tempi e modi di svolgere il nuovo incarico, in modo da valutare l’impatto della nuova attività su tutte quelle aperte, ripartendone eventualmente il carico anche su altre risorse.

Spesso, infatti, il primo scoglio è rappresentato dal nostro ego: da un lato ci lamentiamo dell’ennesimo carico, dall’altro siamo solleticati dall’idea di riuscire a fare tutto, bene, rimanendo nei tempi.

In questo modo sposteremo il “No” da un’attività (più urgente o più importante) ad una che lo è meno; i rapporti saranno salvi, il nostro tempo anche e in più avremo guadagnato il rispetto del nostro capo, grazie alla capacità dimostrata di mantenere saldi i limiti fra vita personale e lavorativa.

  • Al partner

Non confondere il rifiuto della proposta con il rifiuto della persona e soprattutto, trasmettere questo concetto all’altro con la massima trasparenza, per evitare fraintendimenti o ripicche (e, in questo caso, il problema è tutto suo).

In questa situazione potrebbe essere utile proporre un’alternativa: “non mi va di andare al cinema, ma potremmo fare una passeggiata”.  In questo modo il partner si sente comunque confortato mentre capisce la nostra necessità di voler fare qualcosa di diverso.

  • Alla mamma

Eccoci nel regno del senso di colpa, occorre fare molta attenzione perchè qui certi  “No” mancati possono davvero fare la differenza nella nostra vita.

Senza entrare nell’ambito della psicologia, ma rimanendo in quello del buon senso, si può affermare che onestà e persistenza possono aiutare molto a risolvere il problema: opponendo resistenza in modo fermo ma gentile, dimostriamo a chi ci ama che teniamo così tanto a noi stessi da voler decidere da soli qual è la strada giusta per noi e questo, in fondo, è l’obiettivo di ogni genitore.

Apriamo gli occhi

Anche quando si tratta di salvaguardare il nostro tempo, quindi, vale la stessa regola di quando riordiniamo lo spazio: il focus non è cosa buttare, ma cosa tenere.

Ogni volta che giunge una proposta, soppesiamo bene se quello che ci viene chiesto di fare è in linea con il tipo di persona che vogliamo essere o con il tipo di vita che vogliamo fare, perchè in ogni caso il confronto con noi stessi  non tarderà ad arrivare.

Hai mai riflettuto sul fatto che un “Si” detto alla persona o al momento sbagliato possa avere le stesse ripercussioni di un “No”? Come ti sei sentito quando volevi, e sei riuscito, a dire “No”? Raccontalo qui sotto nei commenti!

F come Facile

F come facile.pngLo scopo dell’organizzazione è facilitare il più possibile la vita delle persone, facendo in modo che ogni compito sia svolto in maniera “pulita”, cioè senza inutili perdite di tempo e di energie.

L’organizzazione infatti si basa sul semplificare; avere meno vestiti nell’armadio rende più facile il compito di vestirsi alla mattina, avere una routines prestabilita rende più facile la gestione della giornata, programmare settimanalmente il menu rende più facile la preparazione dei pasti e così via.

Ho deciso quindi di ricercare in rete quelli che sono unanimemente considerati i migliori accorgimenti per avere una vita più semplice, ed eccoli qua!

1. Etichetta tutto

Se abiti con altre persone o hai qualcuno che ti aiuta con le pulizie, insomma se non sei l’unico inquilino di casa tua, questo trucco fa per te! “Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto” ci dicevano da piccoli, giusto, ma se il posto ha anche un nome, non ci sono più scuse davvero. Quando c’è un etichetta non ci si sbaglia e tutti sono in grado di collaborare al mantenimento dell’ordine, persino i più piccoli (se sono proprio piccini, puoi usare un disegno).

2. Regola del “one-in-one-out”

Questo trucco funziona particolarmente bene se hai appena fatto decluttering (a proposito, hai partecipato alla nostra sfida dei 21 giorni?), cioè se hai fatto un percorso per liberarti del disordine in casa, ma risulta molto utile anche per non appesantirsi ulteriormente. Praticamente, per ogni oggetto (anche vestiti, libri, ecc.) che si porta in casa, se ne fa uscire uno (doppio, rotto, usurato ecc.).

3. Usare una “Donation Box”

Tieni in garage, o in un altro posto che sia vicino all’uscita, una scatola in cui mettere le cose che hai deciso di eliminare da casa, ad esempio donandole a qualcuno. Quando è piena la metti semplicemente in macchina e la svuoti il prima possibile.

4. Usa un calendario per la famiglia

Scegli un giorno alla settimana in cui pianificare in un calendario tutti gli eventi della famiglia per la settimana che viene, poi metti il calendario in un posto che sia visibile a tutti. Controlla il calendario (o l’agenda) due volte al giorno, la mattina e la sera.

5. “Color code”

Usa un codice dei colori per distinguere a colpo d’occhio sull’agenda i tuoi impegni: usa un colore per ogni membro della famiglia, o un colore per gli impegni più urgenti, oppure un colore per le attività della famiglia e uno per quelle del lavoro. Insomma, sbizzarisciti!

6. Scrivi tutto

Prendi l’abitudine di scrivere tutto, ma proprio tutto  quanto ti passa per la testa, anche le cose insignificanti. Il perché te lo spiego nel prossimo post, nel frattempo ricordati di tenere sempre a portata di mano un notes e una penna. Sempre. Ovunque.

7. Non spostarti mai a mani vuote

Quando sei in casa, non lasciare mai una stanza senza prendere qualcosa da riportare a posto in un’altra camera. Se vivi in una casa con più di un piano, puoi mettere una cesta sul primo gradino della scala in cui mettere tutto quello che non appartiene a quella zona, così a fine giornata puoi riportare al piano superiore le cose tutte insieme senza fare mille volte la scala.

8. Raccogli tutta la carta in un posto

Posta, volantini, post-it, appunti, compiti, comunicazioni, scontrini, bollette … ogni pezzo di carta che entra in casa deve andare a finire in un unico punto di raccolta, solo in seguito si può pensare al modo migliore per organizzare i documenti (te lo spiego nel prossimo post).

9. Usa contenitori aperti

I contenitori aperti sono molto più pratici delle scatole chiuse: possono essere riempiti, svuotati e spostati con grande facilità. Sceglili trasparenti per organizzare l’interno di mobiletti chiusi o se hai bisogno di vederne a colpo d’occhio il contenuto, colorato o decorato se il mobile è a vista. In questo caso, se devi utilizzarne più di uno, è meglio prenderli tutti uguali per un migliore effetto estetico.

10. Segui il flusso

Nell’organizzazione della tua casa, scegli sempre la via più facile. Se pensi di avere adottato una soluzione troppo macchinosa, cambiala. Piuttosto che andare contro alle tue abitudini, cerca di assecondarle: se vedi che i bambini quando entrano in casa si tolgono le scarpe e le lasciano sempre nell’ingresso, mettici  una scatola aperta in cui infilarle, se continui a lasciare le chiavi sul tavolo invece che appenderle, mettici una ciotola svuota tasche.

Questi erano i dieci trucchi di organizzazione più gettonati che ho trovato in rete, quali sono i tuoi? Se li aggiungi qua sotto nei commenti, possono essere utili a tutti!

D come Delegare

D come Delega post.pngDelegare, ovvero lasciare che altri si occupino di quello che dovremmo fare noi, è fondamentale, ma per chi ama l’organizzazione delegare è difficilissimo. Ci sono vari aspetti da considerare, alcuni dei quali hanno a che fare con la parte più  intima di noi, altri semplicemente sono di ordine pratico.

Riuscire a delegare

Delegare vuol dire perdere il controllo diretto di quello che si fa, lasciare che altri facciano al posto nostro, forse meglio, forse peggio di come lo faremmo noi, in ogni caso in maniera diversa. Chi ama avere il controllo di tutto, può trovarsi in grande difficoltà nel compiere questo passo, perché rende evidente quanta (s)fiducia riponiamo negli altri riguardo alla capacità di portare a termine un compito al posto nostro.

Siamo i Re e le Regine del tempo e dello spazio a nostra disposizione, e cedere anche solo un pochino queste risorse a qualcun altro è un po’….fastidioso! Prima di tutto può farci sentire incapaci (se devo chiedere a qualcun altro di farlo, significa che da solo non ci riesco!), poi ci allerta per la paura di diventare dipendenti da chi abbiamo incaricato (e se poi mi lascia a piedi da un momento all’altro?) e ci carica di ansia nei confronti del futuro (se non imparo a farlo io come farò un domani?).

Capire questi meccanismi è fondamentale per riuscire a cedere un po’ di “sovranità”! Nessun Re cura personalmente i giardini della sua reggia e probabilmente in questo il giardiniere è molto più capace di lui.

Chi deve indirizzare in maniera prioritaria le proprie energie nella gestione di progetti a lungo termine in casa, al lavoro e  in famiglia non ha letteralmente tempo di fare tutto quanto. Chiedere o accettare l’aiuto degli altri non è “lasciare il comando” anzi, ci aiuta a concentrarci su obiettivi più alti e più meritevoli della nostra attenzione.

Saper delegare

Fatto il primo passo, resta da capire cosa delegare e chi incaricare.

Qui entrano in gioco le nostre priorità. Quello che sta in cima alla lista è ciò di cui ci vogliamo occupare personalmente, l’obiettivo più alto, mentre quello che posso delegare è tutto ciò che può aiutarmi a raggiungere quell’obiettivo.

Le azioni che possono essere affidate ad altri, tipicamente, sono le azioni a basso valore aggiunto, i compiti ripetitivi, quelli a somma negativa, in cui il dispendio energetico per essere portati a termine è più alto del vantaggio che si otterrebbe in cambio.

La persona giusta a cui affidare l’incarico deve possedere tre capacità fondamentali; quella di sapersi porre in ascolto delle nostre necessità, l’affidabilità e la competenza. Da parte nostra quando “ci affidiamo” a questa persona cerchiamo di tollerare un buon margine di imperfezione, soprattutto se il compito affidato non è proprio semplice.

Alcune indicazioni

  1. Delegare è un investimento sul futuro, praticamente è come insegnare a qualcuno a pescare invece che regalargli dei pesci.
  2. Se non chiedi mai aiuto, gli altri penseranno che riesci a fare tutto da solo. Se “alleni” le altre persone a sviluppare questa sensibilità nei tuoi confronti, chiedere aiuto sarà sempre più semplice.
  3. Metti sempre davanti il fine e non il mezzo: l’importante è portare a termine il compito, non chi lo fa e neanche come lo fa. Tra l’altro non è detto che la nostra procedura sia la migliore, forse non abbiamo mai avuto tempo di testarne un’altra o di vedere la stessa cosa da un altro punto di vista.

Quanto è difficile per te delegare un compito? Hai mai incaricato qualcuno di portare a termine un compito complesso? Raccontami nei commenti come è andata!

C come Crescita, Chiarezza e Consapevolezza

Crescita.png

Dove c’è organizzazione c’è crescita, questo è un dato di fatto.

C’è crescita soprattutto di tipo personale, ma anche nell’ambito del lavoro e nel rapporto con gli altri. Un po’ come accade quando si riordina una stanza e ci si libera di tutto quello che non serve più recuperando spazio prezioso, allo stesso modo succede con il tempo a nostra disposizione.

Quando l’organizzazione entra nella nostra vita, lo spazio e il tempo vengono modificati in base alle nostre vere necessità e priorità e ci viene restituito il tempo per coltivare interessi e passioni. Eliminando la confusione e concentrandoci su quello di cui realmente sentiamo il bisogno, si fa anche chiarezza: è più evidente quello che abbiamo, ma soprattutto quello che ci manca.

Così come dopo aver risistemato capiamo subito se abbiamo bisogno di nuove scarpe o nuovi bicchieri, eliminando il rumore di fondo dalle nostre giornate  ci è più chiaro quali sono i legami che contano davvero, la direzione che si vuole dare alla propria vita privata o lavorativa, le cose di cui si può fare tranquillamente a meno e quelle che invece ci risultano indispensabili per andare avanti.

L’organizzazione è un viaggio che spesso origina proprio dalle banali difficoltà vissute nel quotidiano e che comincia davvero solo quando le persone prendono coscienza di quello che vogliono cambiare, del traguardo a cui vogliono arrivare e soprattutto delle motivazioni alla base del processo.

A volte, infatti, ci assale un dubbio

Quello che sto facendo ora, può essere fatto in maniera più scorrevole e meno faticosa? Quando ci facciamo questa domanda cominciamo a guardare ciò che abbiamo intorno a noi con occhi nuovi,  creando la consapevolezza che le cose possono essere fatte in maniera diversa, migliore.

Facendoci guidare in questo percorso dalla chiarezza e dando finalmente spazio a quello che per noi è realmente importante, possiamo generare con le nostre forze importanti cambiamenti in tutti i settori della nostra esistenza.

Cosa ne pensi della relazione fra organizzazione e crescita della persona? Pensi che i benefici dell’organizzazione possano estendersi anche ad altri ambiti oltre a quelli dell’ambiente che ci circonda?

B come Benessere

benessere

L’organizzazione non è il fine, ma il mezzo per portare il benessere nella vita delle persone. Molto spesso con la parola benessere si intende genericamente movimento fisico o mangiare sano, ma non sempre è così, o meglio, non è solo così.

Benessere è qualsiasi cosa ci faccia sentire bene, qualsiasi attività che sia in grado di riportare l’armonia fra la mente e il corpo, che aumenti e mantenga stabili le energie a nostra disposizione e abbia un effetto positivo sulle persone che ci circondano.

Questione di priorità

Le domande da porsi dunque sono: che cosa mi fa stare bene? Quali sono gli obiettivi e le priorità legate al mio stato di salute fisica e mentale? E come può aiutarmi l’organizzazione a raggiungere e mantenere uno stato di benessere?

  1. Prova a pensare a quale significato ha per te la parola benessere: leggere un libro? Ascoltare buona musica? Mangiare sano e leggero? Fare movimento?
  2. Considera ora le tue priorità: cosa è importante per te? Abbassare lo stress? Dimagrire? Rilassarti? O una combinazione di due o più di questi elementi?
  3. Ora prova a unire le due cose, portando un po’ di benessere in ogni giorno nella tua settimana, per esempio:
  • Lunedi fai un bagno rilassante
  • Martedì svegliati 30 minuti prima
  • Mercoledì mangia vegetariano
  • Giovedì fai esercizio fisico
  • Venerdì bevi una tisana
  • Sabato fai una passeggiata
  • Domenica occupati della tua dimensione spirituale, prega, medita, o leggi un libro.

Se decidi concentrarti su un’unica priorità, ad esempio fare più attività fisica, puoi usare lo stesso metodo per incrementare il livello di intensità fino a raggiungere l’obiettivo che ti sei prefissato: lunedì 15 minuti, martedì 30 minuti e così via.

L’importante è non dimenticarsi di sé stessi, non dimenticarsi di “stare bene”, cercando sempre di  ripristinare o aumentare il livello di energie.

Hai mai provato a prenderti cura di te ogni giorno? Quali sono le cose che ti fanno stare bene?