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N come (dimmi di) No
Dire sempre “Si” e caricarsi dell’ennesimo impegno in un’agenda già densa è l’equivalente del tornare a casa con un altro oggetto che non sappiamo dove mettere e che andrà ad accumularsi a tutti quelli che già appesantiscono l’ambiente che ci circonda, succhiando via il nostro tempo e la nostra energia.
Il legame fra lo spazio e il tempo è talmente stretto che spesso ci rapportiamo a entrambi con la stessa modalità, anche se non ce ne rendiamo conto.
Così come non riusciamo a resistere all’ennesimo maglioncino o al formidabile attrezzo ginnico che pensiamo sia in grado di appiattirci la pancia con la sua sola presenza in casa nostra, altrettanto pensiamo di non poter tollerare le conseguenze di un rifiuto da parte della persona che lo riceve.
In entrambi i casi, non siamo riusciti a dire “No”.
Cause…
Cosa si nasconde dietro la difficoltà di pronunciare questa parolina così breve ma così terribile è materia da psicologo e in rete si trovano tanti articoli che scandagliano tutte le cause dell’incapacità di opporsi al volere degli altri, prima fra tutte la paura di deludere chi crede in noi, segue quella di rompere equilibri consolidati, la paura della pressione sociale, l’onnipresente senso di colpa e quella di rovinare i rapporti.
Qualunque sia il motivo che ci blocca, quello che veramente ci interessa è come riuscire ad affermare la nostra volontà senza temere le conseguenze della scelta fatta.
…. e rimedi!
Per farlo è necessario stabilire in primo luogo quale sia la motivazione per la quale siamo disposti a rischiare tutte le brutte conseguenze di cui sopra, cosa cioè valga la pena di essere difeso con le unghie e coi denti, identificandolo con chiarezza.
E’ forse il tempo speso con la nostra famiglia? Quello dedicato a noi stessi? La possibilità di rilassarci in santa pace senza altri pensieri di sorta? Una volta stabilito ciò, sarà più facile mantenerci saldi sulla decisione presa.
In seconda battuta pensiamo alle conseguenze del “Si”; certo l’altra persona sarà contenta, ma a questo punto saremo noi a non esserlo più, ed ecco affacciarsi di nuovo l’ “allegra compagnia” delle ansie e delle ritorsioni, questa volta però evocata da noi.
Una volta noto il meccanismo alla base, non resta che trovare il modo migliore per declinare inviti e proposte in modo efficace ma cortese, ad esempio indicando altre persone più adatte di noi a portare a termine un compito (“Mi spiace, proprio non posso, forse però potresti chiederlo a Carla”) oppure prendendo tempo (“Non sono in grado di risponderti subito, devo prima controllare la mia agenda”).
Spesso, tuttavia, ci capita di avere a che fare con persone speciali, alle quali rifiutare una richiesta sembra essere quasi impossibile; vediamo più in dettaglio come rispondere in questi particolari casi.
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Al capo
Negoziare la priorità. Se ci viene affidato un lavoro urgente possiamo provare a stabilire col superiore tempi e modi di svolgere il nuovo incarico, in modo da valutare l’impatto della nuova attività su tutte quelle aperte, ripartendone eventualmente il carico anche su altre risorse.
Spesso, infatti, il primo scoglio è rappresentato dal nostro ego: da un lato ci lamentiamo dell’ennesimo carico, dall’altro siamo solleticati dall’idea di riuscire a fare tutto, bene, rimanendo nei tempi.
In questo modo sposteremo il “No” da un’attività (più urgente o più importante) ad una che lo è meno; i rapporti saranno salvi, il nostro tempo anche e in più avremo guadagnato il rispetto del nostro capo, grazie alla capacità dimostrata di mantenere saldi i limiti fra vita personale e lavorativa.
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Al partner
Non confondere il rifiuto della proposta con il rifiuto della persona e soprattutto, trasmettere questo concetto all’altro con la massima trasparenza, per evitare fraintendimenti o ripicche (e, in questo caso, il problema è tutto suo).
In questa situazione potrebbe essere utile proporre un’alternativa: “non mi va di andare al cinema, ma potremmo fare una passeggiata”. In questo modo il partner si sente comunque confortato mentre capisce la nostra necessità di voler fare qualcosa di diverso.
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Alla mamma
Eccoci nel regno del senso di colpa, occorre fare molta attenzione perchè qui certi “No” mancati possono davvero fare la differenza nella nostra vita.
Senza entrare nell’ambito della psicologia, ma rimanendo in quello del buon senso, si può affermare che onestà e persistenza possono aiutare molto a risolvere il problema: opponendo resistenza in modo fermo ma gentile, dimostriamo a chi ci ama che teniamo così tanto a noi stessi da voler decidere da soli qual è la strada giusta per noi e questo, in fondo, è l’obiettivo di ogni genitore.
Apriamo gli occhi
Anche quando si tratta di salvaguardare il nostro tempo, quindi, vale la stessa regola di quando riordiniamo lo spazio: il focus non è cosa buttare, ma cosa tenere.
Ogni volta che giunge una proposta, soppesiamo bene se quello che ci viene chiesto di fare è in linea con il tipo di persona che vogliamo essere o con il tipo di vita che vogliamo fare, perchè in ogni caso il confronto con noi stessi non tarderà ad arrivare.
Hai mai riflettuto sul fatto che un “Si” detto alla persona o al momento sbagliato possa avere le stesse ripercussioni di un “No”? Come ti sei sentito quando volevi, e sei riuscito, a dire “No”? Raccontalo qui sotto nei commenti!
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M come Mappe Mentali (quando il cervello si diverte)
Ultimamente si parla tantissimo di “learning to learn”, ovvero della capacità di sviluppare nuove abilità nel campo dell’apprendimento e di utilizzarle in maniera organizzata e consapevole per raggiungere obiettivi più alti in ogni ambito.
Lo sviluppo di questo nuova area di interesse si deve alla necessità, da parte degli studenti stessi (specialmente universitari) di comprendere meglio il meccanismo alla base dell’apprendimento. La capacità di imparare e di saper organizzare il tempo dedicato allo studio, infatti, è spesso data per scontata da parte dei docenti, come se il solo fatto di frequentare la scuola bastasse di per sé a rendere tutti gli studenti dei super esperti di tali tecniche.
In realtà l’esperienza dell’apprendimento è totalmente personale e, molto spesso, inconsapevole. Anche se alcune pratiche come prendere appunti o ripetere ad alta voce sono da tutti riconosciute come le tecniche migliori per memorizzare i concetti, non è detto che tutti gli studenti riescano ad utilizzarle negli stessi tempi e con gli stessi risultati.
Aggiungiamo poi l’aumento spropositato di stimoli e informazioni, la capacità di attenzione inferiore a quella di un pesce rosso, l’incremento della competizione sia a scuola che nel mondo del lavoro e quello che otteniamo è una crescente difficoltà a trattenere nella nostra mente le informazioni apprese per utilizzarle al momento opportuno.
Fra le tecniche più interessanti per aumentare la capacità del cervello di recepire, trattenere e utilizzare le informazioni vi sono le mappe mentali.
Mappa mentale o mappa concettuale?
La maggiore possibilità, rispetto al passato, di riconoscere e determinare i casi di disturbo dell’apprendimento (noti come DSA) ha comportato un uso più ampio, anche all’interno dei testi scolastici, di schemi e rappresentazioni grafiche di vario tipo.
In realtà a scuola si fa un grandissimo uso delle “Mappe Concettuali”, ideate negli anni settanta da Joseph Novak, docente della Cornell University (la stessa in cui è stato messo a punto il metodo Cornell per prendere appunti) mentre le “Mappe Mentali”, ideate pressapoco nello stesso periodo dallo psicologo Tony Buzan, non sono ancora così conosciute e utilizzate né in ambito scolastico né tanto meno in quello lavorativo.
La differenza fra i due sistemi, che vengono spesso confusi, è data sia dalla struttura (la mappa concettuale viene costruita dall’alto verso il basso, mentre la mappa mentale ha una struttura radiante e si legge in senso orario) che dalla finalità (la mappa concettuale è utile soprattutto per comprendere profondamente un argomento, mentre la mappa mentale per memorizzare dei concetti).
Gli elementi delle mappe mentali
Le mappe mentali sono rappresentazioni grafiche costruite attorno a un’idea centrale dalla quale si sviluppano, come i rami di un albero, le idee secondarie.
Il collegamento delle idee fra loro è dato da linee curve che si estendono dall’interno verso l’esterno e che a loro volta si suddividono ed estendono ulteriormente per raggiungere un maggiore livello di dettaglio.
Mentre nelle mappe concettuali è possibile inserire anche brevi descrizioni, nelle mappe mentali, al contrario, l’uso delle parole è ridotto al minimo. Si fa invece un largo utilizzo dei disegni e del colore, che consentono di velocizzare e “vivacizzare” al tempo stesso il processo di memorizzazione. Più i disegni sono buffi o assurdi (ad esempio, per descrivere la battaglia di Salamina disegnerò un piccolo salame!) più facilmente ricorderemo i concetti.
Oltre la memorizzazione…
Grazie alla capacità di evidenziare i collegamenti fra i concetti, le mappe mentali possono essere utilizzate anche per altre attività, quali ad esempio:
- Presentazioni aziendali o scolastiche
- Brainstorming e risoluzione dei problemi
- Prendere appunti
- Pianificazione di progetti ed eventi e, naturalmente, …. per organizzarsi!
… e oltre le mappe mentali!
L’associazione fra disegno e testo per ricordare i concetti è talmente potente che viene spesso utilizzata al di fuori dello schema della mappa mentale. Il metodo è noto come sketchnoting ed è stato creato nel 2007 da Mike Rhode, designer e illustratore, che ha ideato questo innovativo metodo per prendere appunti durante meeting o eventi di vario tipo.
Negli Stati Uniti è nata addirittura una professione, ora importata anche in Italia, il facilitatore grafico, una persona che durante riunioni o convegni rappresenta graficamente i contenuti in modo che siano maggiormente comprensibili dai partecipanti.
Insomma, con le mappe mentali, i disegni e i colori, il cervello si diverte, si attiva integralmente in quanto entrambi gli emisferi partecipano al processo di apprendimento e memorizzazione!
Guarda questa mappa, non ti fa venire voglia di provarci subito?
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L come Lavanderia, ovvero l’arte di dominare i processi
Il bucato è un esempio di lavoro altamente frustrante (viene fatto per essere disfatto), infinito (anche se tutto venisse lavato, stirato e messo via, continueremmo a sporcare gli abiti che abbiamo indosso) e complesso (composto da una serie di operazioni diverse connesse tra loro); per tutti questi motivi rappresenta un ottimo case study di organizzazione.La lavanderia genera frustrazione perché sfida il nostro lato perfezionista che ci spinge a voler vedere sempre la conclusione di ogni lavoro. Inoltre, il non poter venire mai a capo del processo ci fa sentire sopraffatti.
In presenza di una situazione di questo tipo, l’obiettivo non può essere “lavare tutto, stirare tutto, piegare tutto”, non durerebbe neanche cinque secondi! Ovviamente lo stesso discorso vale per qualsiasi occupazione domestica (e non) “never-ending”, sistemare la cucina, riordinare la casa, fare la spesa, preparare i pasti…
In tutti questi casi il risultato finale non è mai dato da un atto che si apre e si conclude, ma è un processo che continua all’infinito e che se gestito male tende a consumare più energie e tempo del dovuto.
Per restare nel tema del post, se mettiamo il nostro tempo a disposizione della lavanderia, siamo certi che verrà risucchiato totalmente senza, per altro, riuscire a terminare tutto il lavoro; se invertiamo il processo, probabilmente continueremo ad avere un mucchio di cose da lavare o stirare, ma il nostro tempo sarà salvo! Questo cambio di prospettiva permette di ribaltare la situazione e riprendere il controllo.
Ok, allora?
Fare il bucato non è un insieme di azioni a caso dal quale fuoriesce più o meno il risultato che vogliamo ottenere, ma è un sistema composto da una serie di azioni che, combinate in sequenza fra loro, portano al risultato desiderato.
Ogni processo, per quanto laborioso, può essere spezzato in tante piccole, gestibili, parti.
Pertanto cominciamo dalla fine, ovvero dal risultato che vogliamo ottenere, in questo caso cassetti ordinati con tutto il necessario per vestirsi e, procedendo a ritroso, identifichiamo tutte le fasi necessarie fino all’inizio del processo:
RIPORRE, STIRARE/PIEGARE, LAVARE, SMISTARE, RACCOGLIERE.
Ora riavvolgiamo il nastro, partiamo dall’inizio, aggiungiamo il fattore “tempo” (e qualche regola di buon senso) e vediamo come trasformare delle azioni improvvisate in un sistema al nostro servizio.
- Separare la biancheria prima del lavaggio: se non possediamo un locale lavanderia in cui sistemare i vari cesti, ci possiamo attrezzare con un contenitore già suddiviso, ad esempio, per bianchi, scuri e colorati (in caso, trovo molto utili, anche se non bellissimi, questi contenitori di Ikea, versatili e, soprattutto, impilabili). In questo modo si recupera tantissimo tempo e soprattutto ci si ritrova con il prossimo carico praticamente già pronto.
- Appendiamo una borsa, da tenere a portata di mano, in cui mettere quei capi che devono essere portati in lavanderia e che non possono essere confusi con il resto del bucato.
- Stabiliamo un momento della giornata ben preciso in cui mettere a lavare un carico di biancheria, per esempio al mattino prima di andare a lavorare o di dedicarsi ad altre faccende. L’importante è fare un carico al giorno.
- Non laviamo a caso, ma stabiliamo un preciso programma di lavaggio settimanale; potrebbe essere chiari/scuri/colorati a rotazione, oppure una routine settimanale ben definita per ogni giorno della settimana, ad esempio:
- lunedi/chiari
- martedi/scuri
- mercoledi/colorati
- giovedi/lenzuola
- venerdi/asciugamani
- sabato/delicati
Qui e qui ci sono alcuni esempi di programma settimanale per il bucato e qui c’è invece uno schema con la cadenza di lavaggio di vari tipi di biancheria, utile per stabilire una routine mensile, trimestrale o annuale (in inglese).
- Prevediamo anche un piccolo cesto con biancheria da lavare prima possibile, in cui noi o i nostri familiari possiamo mettere, in attesa di essere lavati, quei capi che devono essere sempre disponibili, come ad esempio abbigliamento per fare sport, o divise di vario genere. In questo modo non rischieremo mai di rimanere senza qualche vestito fondamentale.
- In un altro momento della giornata, per esempio a pomeriggio, scarichiamo la lavatrice e carichiamo l’asciugatrice (o stendiamo i panni), un’operazione di qualche minuto, ritirando e piegando i panni del bucato precedente.
- Se non abbiamo tempo di stirare o piegare subito i panni, la soluzione è parcheggiare “momentaneamente” la biancheria in cesti suddivisi per persona o per stanza, in modo che, in caso di bisogno, si possa trovare subito e facilmente una maglietta o un paio di calzini. Anche qua Ikea ci viene in aiuto con il sistema ALGOT.
- In caso di bucato abbondante (famiglie numerose, ritorni dalle vacanze…), lo stesso principio di distribuire il carico di lavoro su più giorni della settimana, può essere utilizzato anche con i panni da stirare; lunedì i vestiti dei bambini, martedi quelli della mamma, eccetera.
- Naturalmente si può evitare di stirare o delegare ad altri l’attività. Altrimenti, una buona idea per risparmiare tempo è usare il vapore del ferro in “verticale” (è necessario avere un buon ferro da stiro, in grado di erogare un getto forte e continuo), appendendo camicie o abiti a una gruccia e “inondarli” letteralmente di vapore, senza toccare la stoffa: le pieghe si eliminano praticamente da sole. Stesso metodo, però in “orizzontale” può essere usato anche per magliette e pantaloni; una volta erogato il vapore, si usano le mani per distendere le grinze. Chiaramente è necessario avere una buona tolleranza alla piega e avere presente che l’obiettivo non è avere un bucato perfetto, ma evitare di perdere tempo in un’attività necessaria ma che non deve diventare fine a sè stessa.
- Infine non resta altro da fare che riporre gli abiti. Anche qui, il principio è lo stesso; riponendo ogni giorno il bucato (quello del carico giornaliero, o quello del membro della famiglia o la biancheria che appartiene ad una determinata stanza, se si è optato per il secondo sistema) non ci saranno più cassetti vuoti!
Si può trovare un metodo molto simile anche qui; l’autrice suggerisce di provare questo metodo per 28 giorni per riacquistare il controllo totale del bucato e togliersi il pensiero fisso.
Alla fine di tutto questo processo non avremo purtroppo i cesti della biancheria tutti vuoti, ma saremo noi a controllare il processo e non più lui che controlla noi (e la sensazione, te lo garantisco, è completamente diversa!)
Ti ho convinto??
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K come Kakebo (al contrario!)
Da qualche anno è arrivato anche in Italia il magico quadernino giapponese per tenere i conti di casa. La semplicità di uso e l’immediatezza che lo caratterizzano hanno fatto presa su tutti coloro che hanno necessità di tenere sotto controllo la spesa corrente senza però impazzire con app e programmi vari di contabilità, il metodo infatti è totalmente analogico. Tenere sotto controllo le spese è un esigenza di tutte le famiglie, perciò ben venga ogni sistema, digitale o meno, che serve allo scopo.Prima di tutto, come funziona?
L’obiettivo dichiarato del Kakebo è insegnare a risparmiare e soprattutto a riflettere sul proprio stile di vita.
Ogni mese si prende nota sia del proprio reddito che delle spese fisse, mentre settimanalmente si registrano tutte le spese variabili, che vengono suddivise in quattro macro categorie: sopravvivenza, optional, cultura, extra.
Il sistema è progressivo e basta sfogliare le pagine per rendersi conto, a colpo d’occhio, sia di quanto abbiamo speso fino a quel momento sia di quali siano le categorie in cui i consumi familiari si concentrano maggiormente.
Il Kakebo però, in questo senso ha una marcia in più, perché più che un sistema di controllo delle spese è un esercizio di consapevolezza.
Chi più spende…
La forza del Kakebo sta nella sua capacità di stimolare una riflessione sulle spese, allora proviamo a considerarlo non solo come uno strumento per tenere sotto controllo il budget, ma anche e soprattutto come strumento per controllare dove non spendiamo abbastanza.
Per esempio, se la maggior parte delle spese sono in “sopravvivenza”, significa che lo è anche il nostro modo di vivere. Uno stile di vita caratterizzato quasi solo da spese necessarie significa che non stiamo “vivendo”, stiamo appunto “sopravvivendo”, limando via tutto quello che non è strettamente necessario.
Una condotta che alla lunga diventa debilitante e malsana, come una dieta ipocalorica.
Se le spese registrate alla voce “optional” sono poche o assenti non significa solo che siamo bravi a risparmiare, può significare anche che il divertimento nella nostra famiglia è associato soprattutto allo stare in casa, il ché non è di per sé necessariamente un male (magari passiamo le serate a giocare tutti insieme a Monopoli), ma potrebbe indicare eccesso di giochi elettronici e inerzia davanti alla tv.
Idem per la voce cultura: ci sono settimane che passano senza registrare neanche i due euro della Settimana Enigmistica? Forse ci siamo lasciati andare e non investiamo più su noi stessi; da quanto tempo non compriamo un libro, non andiamo a un concerto, a una mostra di arte? E perché non lo facciamo più spesso? Oppure lo facciamo sempre da soli e mai in famiglia?
Insomma, il Kakebo è uno strumento che ci può dire tantissime cose, ma è soprattutto quello che non dice che può essere importante!
Alla ricerca del giusto equilibrio
Con il Kakebo possiamo inoltre identificare e tenere sotto controllo particolari categorie di spesa (make-up, take away, abbigliamento….) nelle quali temiamo di spendere troppo per scoprire se è effettivamente così. Potremmo accorgerci che certe uscite sono incomprimibili, o che la drastica diminuzione in una categoria implica un aumento in un’altra (ad es. diminuiscono le cene fuori ma aumenta la spesa di alimentari, luce e gas). Insomma tutto va soppesato e messo in relazione per trovare l’equilibrio giusto per noi.
E tu usi il Kakebo unicamente come strumento di controllo del budget o come metodo per riflettere sul tuo stile di vita? Cosa ne pensi?
Lascia la tua opinione nei commenti!
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J come Journaling
Questa volta andiamo in prestito dall’inglese, lingua in cui questa parola equivale a “tenere un diario”. Non si tratta di fare un tuffo nell’adolescenza, ma di imparare ad utilizzare un potente strumento per migliorare l’organizzazione o addirittura per progredire nella crescita personale.Certo, l’organizzazione ha un forte aspetto pratico, come più volte abbiamo ribadito, ma per molti versi bisognerebbe approcciarla più come un viaggio che come una meta.
Vediamo insieme in quanti modi diversi possiamo utilizzare, da adulti, questo bellissimo strumento.
Diario di viaggio
Le vacanze sono alle porte e molti di noi non vedono l’ora di trascorrere tanti bei momenti in compagnia dei nostri cari. E’ chiaro che faremo tante foto, ma con il passare del tempo molti ricordi sbiadiranno comunque.
Prima di partire procuriamoci un piccolo quadernino su cui annotare i momenti particolari della vacanza. Possiamo scrivere noi o farne scrivere qualche riga anche ai nostri compagni di viaggio, annotiamo emozioni, cose buffe, informazioni pratiche.
Se ci sono bambini chiediamo anche la loro collaborazione per prendere nota di ciò che più li ha colpiti (i piccoli hanno sempre un punto di vista molto originale). Una volta a casa sarà bellissimo arricchire l’album delle foto scrivendo sotto ad ogni immagine anche un ricordo speciale di quella giornata, tratto direttamente dal nostro journal!
Momenti di vita familiare
Vi è mai capitato di dire “se le avessi scritte tutte, avrei scritto un libro”? Quando i bambini crescono e cominciano a parlare a volte è un vero spasso! Domande curiose o impertinenti, pensieri propri e opinioni personali, visioni del mondo strampalate, primi successi scolastici, traguardi raggiunti … è un universo fantastico!
Ci sono ricordi che possono essere catturati da foto e filmini e altri no, a causa della capacità limitata e selettiva della nostra mente, ma che vale veramente la pena di conservare nel tempo.
Provate a trascrivere tutte le cose buffe o tenere che dice vostro figlio, non ve ne pentirete, sarà bellissimo rileggerle insieme a distanza di anni.
Ecco alcune idee: quando vostro figlio ha iniziato a studiare il passato remoto dei verbi irregolari, l’incomprensibile vocabolario bimbo-italiano dei primi anni, le domande e le esternazioni della fase dei “perchè”. Consigliatissimo anche agli insegnanti!
Esprimere gratitudine
Di motivi per lamentarci ne troviamo sempre in quantità, non abbiamo di sicuro bisogno di pensarci, a differenza delle ragioni per essere grati.
Ogni giorno c’è qualcosa per ringraziare, un grande dono che abbiamo ricevuto, la nostra salute o quella dei nostri familiari, un incontro fortunato o semplicemente una bella giornata trascorsa tutti insieme.
Fermarci un minuto e prendere atto di quello che già abbiamo può dare un grosso impulso a quello che vogliamo cambiare e a valorizzare quello che di buono è già presente nelle nostre vite, ma che a volte corriamo il rischio di dare per scontato.
Pregare
Certamente esiste un modo convenzionale di pregare, nel luogo di culto prescelto con le preghiere che si recitano sempre uguali da centinaia di anni. Ma si può pregare e ringraziare Dio anche in un modo diverso, scrivendo le preghiere con parole che arrivano direttamente dalla nostra anima, ogni giorno.
Comunicare con bambini e adolescenti
Molto spesso, anche a causa dei ritmi frenetici imposti dalla vita moderna, la comunicazione con i propri figli può diventare superficiale e frettolosa. A volte manca proprio il momento giusto per comunicare a livello profondo con i nostri ragazzi.
Altre volte, invece, la comunicazione può essere ostacolata dalle difficoltà legate al carattere, più o meno chiuso o spigoloso, dell’una o dell’altra parte.
Perchè non affidare allora i nostri pensieri ad un quaderno messo sotto il cuscino dell’altra persona, dando il via a un bellissimo rito serale con cui concludere la giornata?
Avere un diario condiviso può aiutare a rinforzare quei legami che, presi come siamo dalle incombenze di tutti i giorni, rischiano di spezzarsi per mancanza di cure quotidiane.
Diario del lavoro
Tenere un diario al lavoro è un modo infallibile per aumentare la produttività, rinforzare la memoria, affinare la precisione e accrescere la propria affidabilità.
Possiamo tenere traccia di ciò che viene svolto giornalmente, di un problema particolare che si è presentato e di come è stato risolto, del prezioso consiglio che ci è stato dato da un superiore o da un collega più esperto.
Possiamo anche registrare stati d’animo in relazione a determinate attività, tenere traccia degli obiettivi raggiunti, di particolari procedure utilizzate o delle checklist che sono necessarie per non commettere errori.
Questi sono solo alcuni degli infiniti modi per utilizzare la tecnica del journaling, ne conosci altri? Hai mai provato a tenere un diario particolare? Scrivi nei commenti come è andata!
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I come Indipendenza
La ricerca dell’indipendenza è un tratto che appartiene a tutti gli amanti dell’organizzazione e ne rappresenta sia un’interesse che un obiettivo. L’indipendenza fa da contrappeso alla delega, di cui abbiamo parlato qualche tempo fa.L’elemento che accomuna i due concetti è l’idea del “controllo” che c’è alla base, benchè l’interpretazione sia completamente diversa: con la delega vengono cedute ad altri parte delle attività di cui solitamente ci occupiamo in prima persona mentre, al contrario, l’indipendenza stimola la necessità di non dipendere neanche da noi stessi.
L’organizzatore inside è infatti alla costante ricerca di sistemi che possano funzionare anche e soprattutto in sua assenza; lo sanno bene i professional organizers che aiutano i propri clienti a trovare soluzioni veloci, pratiche e personalizzate per risolvere i problemi quotidiani e che il cliente sia in grado di continuare a gestire anche in autonomia.
Un buon sistema di organizzazione si riconosce infatti dalla capacità di rendere le persone indipendenti dall’aiuto o dalla disorganizzazione altrui, con il vantaggio non solo di rendere il lavoro più fluido e rapido, ma anche di liberare tempo prezioso che possa essere usato per fare quello che ci piace davvero!
Ma in quale modo l’organizzazione può aiutarci a diventare meno dipendenti dagli altri?
Un ambiente organizzato
Quando le cose sono archiviate in maniera logica e funzionale e, soprattutto, quando il criterio alla base è chiaro e semplice da usare (per esempio quando un archivio è classificato secondo un ordine alfabetico o numerico, oppure quando gli oggetti sono conservati secondo la prossimità o facilità del loro uso), non è necessaria la presenza di qualcuno che ci spieghi dove sono state messe le cose affinchè noi possiamo trovarle.
Nelle realtà aziendali, la presenza di checklist, manuali e modelli di documenti a disposizione del personale, oltre a snellire e facilitare il lavoro, fa sì che i nuovi arrivati divengano autonomi in tempi molto rapidi (permettendo quindi anche di ottenere un bel risparmio economico!).
In famiglia, lo sviluppo dell’indipendenza nei bambini è favorito da un ambiente organizzato. Predisporre le stanze in modo che i piccoli siano in grado di vestirsi da soli, prepararsi una piccola merenda o aiutare nei lavori di casa permette loro di sentirsi parte attiva (e a noi genitori di uscire dal cliché di martiri lamentosi).
Routines
L’impostazione di routines periodiche consente di automatizzare sì i lavori, ma anche e soprattutto i pensieri che ruotano intorno a determinate attività, liberando la mente dall’assillo di gestire, in linea continua, tutta una serie di azioni ripetitive (consiglio al riguardo la lettura di questo articolo della professional organizer Chiara Battaglioni).
Una volta che saranno stabilite delle routines e che ne avremo messo al corrente anche le eventuali persone interessate, la nostra presenza non sarà quasi più necessaria: chi lavora o vive con noi dovrà fare la sua parte senza tante scuse!
Forse vi sembrerà sciocco, ma avete mai provato a scrivere su un quadernino tutte le incombenze periodiche che servono a mandare avanti una casa? Si ottiene una specie di “manuale”, utilissimo in caso di assenze prolungate (previste e non, come ad esempio un cambio di orario al lavoro, un ricovero ospedaliero, ecc.) per chi si trova magari da un giorno all’altro a doverci sostituire senza preavviso, oppure può servire per indirizzare meglio il lavoro dei collaboratori o dei familiari. Provare per credere!
Problem Solving
I professional organizers o i fan dell’organizzazione in generale, sono sempre concentrati sulla possibile soluzione del problema e si interessano delle cause solo nella maniera in cui una maggior comprensione delle stesse possa aiutare o velocizzare la soluzione.
Ricercare la soluzione senza puntare il dito verso nessuno aiuta infatti a sciogliere il nodo che tiene legato insieme il problema alla sua causa, a beneficio di tutti!
Anche in famiglia possiamo aiutare i bambini a diventare bravi problem solver semplicemente provando a chiedere cosa secondo loro non ha funzionato o incoraggiandoli a trovare loro stessi una soluzione.
Hai mai pensato al legame fra indipendenza e organizzazione? L’idea di non essere sempre necessario ti spaventa o pensi che sia anche un’opportunità di crescita per te o per gli altri? Fammi sapere nei commenti cosa ne pensi!
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H come Hotel
All’inizio del nostro viaggio fra le parole dell’organizzazione abbiamo parlato dell’hotel proprio per la sua capacità di influenzare positivamente il nostro stato d’animo grazie all’ambiente rilassato e privo di stimoli “rumorosi”, ma il parallelo non si ferma qui. Quando soggiorniamo in un hotel veniamo circondati da un’atmosfera di calore e premurosità che ci avvolge a 360 gradi, dietro la quale si cela un efficiente sistema organizzativo.
Ma perché per provare queste sensazioni dobbiamo per forza andare a centinaia di chilometri da casa? Osservando un po’ più da vicino gli accorgimenti che vengono adottati dai migliori alberghi, possiamo ricreare anche a casa nostra questo mix di relax ed efficienza.
Come in un hotel…
- Le lenzuola sono sempre fresche e pulite di bucato e vengono cambiate regolarmente. A casa, si può scegliere un giorno fisso della settimana in cui fare il cambio della biancheria, variando la cadenza a seconda della stagione.
- La colazione è varia e gustosa ed è presentata in maniera accattivante. Le tazze sono decorate, non sbeccate, le tovagliette sono pulite; brioches, biscotti, torte e succhi sono a disposizione degli ospiti sul tavolo del buffet. Sul tavolo c’è un contenitore in cui mettere ciò che deve essere buttato via, per rendere più veloce il riordino. A casa, possiamo curare l’apparecchiatura e mettere in tavola merendine e biscotti in un cestino carino dal quale tutti possono scegliere quello che preferiscono.
- Mentre si fa colazione, si può ascoltare della musica invece delle notizie del telegiornale, scivolando nel mondo invece che sbatterci contro di prima mattina.
- Il menu è stabilito in anticipo e le portate tengono conto dei gusti e delle preferenze degli ospiti. A casa, quando facciamo la spesa, pensiamo a quello che ci fa bene, sia a livello di salute che a livello emozionale.
- Solitamente è dato un tempo e un luogo preciso per consumare i pasti e non è consentito mangiare in zone o luoghi diversi da quelli stabiliti.
- Di norma la tv è spenta, se non del tutto assente, nelle sale in cui si pranza. Gli ambienti sono confortevoli e curati, specie quelli di uso comune o di presentazione, come la hall. Accanto ai divanetti, sui tavolini, ci sono spesso libri e riviste e lampade da lettura. A volte, nelle stanze da letto, ci sono angoli attrezzati con bollitore e tisane ai vari gusti per favorire il relax.
- Il bagno è sempre pulito e profumato, lavandino e sanitari vengono puliti ogni giorno e accanto al lavandino c’è il set di cortesia a disposizione per gli ospiti, con shampoo e bagnoschiuma profumati. A casa, se abbiamo tanti campioncini, possiamo mettere un piccolo cestino vicino alla vasca da bagno o alla doccia e ogni tanto concederci un break profumato.
- Per amplificare i benefici di un bel bagno o di una doccia rilassante, possiamo sdraiarci sul letto con due batuffoli sugli occhi bevendo una tisana che magari abbiamo preparato al mattino e mantenuto al caldo in un termos fino al nostro rientro. Per ospiti di particolare riguardo, cioè noi, possiamo mettere accanto alla tisana anche un cioccolatino!
Insomma, circondiamoci di cose belle e nuove invece che rotte, scheggiate e lise. Curioso come cambi il concetto che abbiamo di noi stessi: in vacanza non accetteremmo mai un letto disfatto, asciugamani sciupati e pessimo servizio, mentre a casa sì, eppure siamo sempre noi!
E’ vero, in vacanza paghiamo coi soldi, ma a casa paghiamo con un’altra moneta, il nostro tempo e la nostra salute, ci meritiamo quindi sempre il meglio!
Hai notato anche tu altri accorgimenti tipici degli hotel che possono essere adottati anche a casa tua per migliorare le tue giornate o l’efficienza domestica? Se ti va, scrivili qua sotto nei commenti!
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G come GTD
Se l’organizzazione ha un papà, è per certo David Allen, colui che ha messo a punto il metodo noto come GTD, acronimo di “Getting Things Done”, in Italia arrivato come libro dal titolo “Detto fatto! L’arte dell’efficienza”.David Allen è stato consulente aziendale di centinaia di top manager di diverse multinazionali ed è proprio dall’osservazione ventennale dei problemi di dirigenti e professionisti che è nato il metodo di gestione del flusso di lavoro che ha rivoluzionato l’esistenza di migliaia di persone in tutto il mondo.
Si potrebbe pensare che i problemi dei dirigenti d’azienda non ci riguardino poi così tanto, che siano troppo diversi dai nostri, che causino più stress, conseguenze più gravi e che pertanto un sistema messo a punto per loro, non sia adatto per noi. In realtà, come avrò modo di spiegare meglio nel prossimo post, la vita di una persona che lavora, deve gestire una casa e una famiglia presenta lo stesso tipo di problematiche di quella di un top manager: ci sono scadenze, imprevisti, attività da organizzare, progetti a breve e a lungo termine da gestire e persone di cui occuparsi che dipendono da noi.
A complicare il quadro ci si mette il nostro cervello, che sotto pressione dà spesso il peggio di sè; pieno zeppo di pensieri e preoccupazioni ci fa dimenticare scadenze importanti o ci ricorda, come se volesse prenderci in giro, che a casa è finito il caffè mentre siamo magari ad un importantissimo meeting di lavoro. David Allen ha pensato bene di non combattere questa attitudine, ma di usarla come punto di partenza per aumentare la produttività. Il GTD quindi ci viene in aiuto quando le attività da gestire sono tante, il tempo è poco e lo stress alto. Suona familiare? 🙂
Il primo passo per mettere in pratica il GTD è quello di procurarsi carta e penna (reali o virtuali) e cominciare a scrivere tutto quello che ci passa per la testa (organizzare un trasloco, chiamare la babysitter, preparare una nota di lavoro…), facendo in modo che la “pressione mentale” causata dallo stress di dover ricordare talmente tante cose da non sapere neanche quale fare per prima, diminuisca lasciando man mano spazio alla confortevole sensazione di avere tutto sotto controllo.
Oltre a scrivere tutto, cercheremo di riunire in un solo posto ogni singolo pezzo di carta che sia collegato ad un’attività da fare, per esempio una bolletta da pagare, il volantino di un corso che ci piacerebbe fare in futuro, la prenotazione delle prossime vacanze). In seguito organizzeremo tutte queste attività in categorie omogenee in modo da poterle portare a termine nei momenti che per noi sono i più opportuni.
Naturalmente non è tutto qui e c’è del lavoro da fare, soprattutto per implementare il metodo; per capire meglio di cosa si tratta ti indico questo articolo di Paola Tursi per Organizzare Italia che chiarisce molto bene le varie fasi di gestione del flusso di lavoro (raccolta, analisi, organizzazione, verifica e azione).
Perchè usare il GTD?
- Molto dello stress e della confusione che subiamo ogni giorno deriva dal fatto che spesso non riusciamo a distinguere un documento che genera un’attività da uno che deve essere semplicemente archiviato, sovraccaricando inutilmente la nostra mente e il nostro spazio di lavoro o familiare.
- Il metodo consente di tradurre la confusione creata dalla carta in casa o in ufficio in attività organizzate, risolvendo in un solo momento due problemi: il disordine fisico e la confusione mentale.
- Quando la nostra mente non è più impegnata solo a ricordare, può finalmente dedicarsi al pensiero creativo, ciò che veramente le appartiene.
- Anche le energie personali aumentano, dato che ora sono ben indirizzate e non utilizzate per saltare da un pensiero all’altro senza sosta.
- Il GTD riduce inoltre drasticamente il problema della procrastinazione con due semplici regolette. La prima: se fare una cosa richiede meno di due minuti, meglio farla subito. La seconda: non lasciare mai un’attività senza sapere quale sarà il prossimo passo da compiere. Molto spesso infatti l’inattività è dovuta a due fattori: l’idea che ci voglia troppo tempo per fare una cosa e quella che un’attività sia talmente complessa da non sapere nemmeno da dove iniziare.
Insomma, queste piccole e semplici strategie sono diventate un sistema adatto per gestire qualsiasi situazione, domestica o lavorativa, aumentando la produttività e la sensazione di avere tutto sotto controllo.
Hai mai sentito parlare del metodo GTD? Cosa ne pensi? Troppo complicato o si può fare? Fammelo sapere nei commenti!
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F come Facile
Lo scopo dell’organizzazione è facilitare il più possibile la vita delle persone, facendo in modo che ogni compito sia svolto in maniera “pulita”, cioè senza inutili perdite di tempo e di energie.L’organizzazione infatti si basa sul semplificare; avere meno vestiti nell’armadio rende più facile il compito di vestirsi alla mattina, avere una routines prestabilita rende più facile la gestione della giornata, programmare settimanalmente il menu rende più facile la preparazione dei pasti e così via.
Ho deciso quindi di ricercare in rete quelli che sono unanimemente considerati i migliori accorgimenti per avere una vita più semplice, ed eccoli qua!
1. Etichetta tutto
Se abiti con altre persone o hai qualcuno che ti aiuta con le pulizie, insomma se non sei l’unico inquilino di casa tua, questo trucco fa per te! “Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto” ci dicevano da piccoli, giusto, ma se il posto ha anche un nome, non ci sono più scuse davvero. Quando c’è un etichetta non ci si sbaglia e tutti sono in grado di collaborare al mantenimento dell’ordine, persino i più piccoli (se sono proprio piccini, puoi usare un disegno).
2. Regola del “one-in-one-out”
Questo trucco funziona particolarmente bene se hai appena fatto decluttering (a proposito, hai partecipato alla nostra sfida dei 21 giorni?), cioè se hai fatto un percorso per liberarti del disordine in casa, ma risulta molto utile anche per non appesantirsi ulteriormente. Praticamente, per ogni oggetto (anche vestiti, libri, ecc.) che si porta in casa, se ne fa uscire uno (doppio, rotto, usurato ecc.).
3. Usare una “Donation Box”
Tieni in garage, o in un altro posto che sia vicino all’uscita, una scatola in cui mettere le cose che hai deciso di eliminare da casa, ad esempio donandole a qualcuno. Quando è piena la metti semplicemente in macchina e la svuoti il prima possibile.
4. Usa un calendario per la famiglia
Scegli un giorno alla settimana in cui pianificare in un calendario tutti gli eventi della famiglia per la settimana che viene, poi metti il calendario in un posto che sia visibile a tutti. Controlla il calendario (o l’agenda) due volte al giorno, la mattina e la sera.
5. “Color code”
Usa un codice dei colori per distinguere a colpo d’occhio sull’agenda i tuoi impegni: usa un colore per ogni membro della famiglia, o un colore per gli impegni più urgenti, oppure un colore per le attività della famiglia e uno per quelle del lavoro. Insomma, sbizzarisciti!
6. Scrivi tutto
Prendi l’abitudine di scrivere tutto, ma proprio tutto quanto ti passa per la testa, anche le cose insignificanti. Il perché te lo spiego nel prossimo post, nel frattempo ricordati di tenere sempre a portata di mano un notes e una penna. Sempre. Ovunque.
7. Non spostarti mai a mani vuote
Quando sei in casa, non lasciare mai una stanza senza prendere qualcosa da riportare a posto in un’altra camera. Se vivi in una casa con più di un piano, puoi mettere una cesta sul primo gradino della scala in cui mettere tutto quello che non appartiene a quella zona, così a fine giornata puoi riportare al piano superiore le cose tutte insieme senza fare mille volte la scala.
8. Raccogli tutta la carta in un posto
Posta, volantini, post-it, appunti, compiti, comunicazioni, scontrini, bollette … ogni pezzo di carta che entra in casa deve andare a finire in un unico punto di raccolta, solo in seguito si può pensare al modo migliore per organizzare i documenti (te lo spiego nel prossimo post).
9. Usa contenitori aperti
I contenitori aperti sono molto più pratici delle scatole chiuse: possono essere riempiti, svuotati e spostati con grande facilità. Sceglili trasparenti per organizzare l’interno di mobiletti chiusi o se hai bisogno di vederne a colpo d’occhio il contenuto, colorato o decorato se il mobile è a vista. In questo caso, se devi utilizzarne più di uno, è meglio prenderli tutti uguali per un migliore effetto estetico.
10. Segui il flusso
Nell’organizzazione della tua casa, scegli sempre la via più facile. Se pensi di avere adottato una soluzione troppo macchinosa, cambiala. Piuttosto che andare contro alle tue abitudini, cerca di assecondarle: se vedi che i bambini quando entrano in casa si tolgono le scarpe e le lasciano sempre nell’ingresso, mettici una scatola aperta in cui infilarle, se continui a lasciare le chiavi sul tavolo invece che appenderle, mettici una ciotola svuota tasche.
Questi erano i dieci trucchi di organizzazione più gettonati che ho trovato in rete, quali sono i tuoi? Se li aggiungi qua sotto nei commenti, possono essere utili a tutti!
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E come Errori
“Organizzazione” fa rima con “Imperfezione”, anche se quasi tutti pensano il contrario. E poi? Quali sono gli errori in cui si cade più spesso?
Confondere ordine e organizzazione
Spesso si pensa che le persone organizzate siano individui che vivono in case da rivista d’arredamento, usano solo oggetti di design e allineano gli asciugamani del bagno come il marito di Julia Roberts nel film “A letto con il nemico”.
Organizzazione non vuol dire vivere in una casa che non si può sporcare o disordinare, ma mettere la casa e il tempo a nostro servizio, invece che fare il contrario.
Cosa fare: se gli oggetti hanno un posto assegnato, mantenere l’ordine sarà molto più semplice.
Cadere nel minimalismo estremo
Nel tentativo di tenere la casa sotto controllo, si passa da un estremo all’altro: dall’esposizione delle bomboniere ricevute nel corso di tre generazioni alle superfici asettiche da ospedale, al dover ricomprare o farsi prestare oggetti di cui ci si era liberati un po’ troppo allegramente.
Cosa fare: prima di fare uscire definitivamente gli oggetti dalle nostre case può essere utile creare una “zona di transito”, se dopo un mese non ne abbiamo bisogno, probabilmente possono essere eliminati per sempre.
Eliminare oggetti senza il consenso del legittimo proprietario
Si deve essere responsabili delle proprie cose, e questo assunto vale per tutti. Le motivazioni alla base della scelta se tenere un oggetto o liberarsene sono strettamente personali, ignorarle significa mancare di rispetto all’altra persona e andare incontro a un litigio certo.
Cosa fare: comincia a riordinare solo fra i tuoi oggetti, lasciando agli altri la libertà di seguirti o meno.
Fare infinite scorte di qualsiasi cosa
Certamente una buona organizzazione domestica facilita la vita, quindi è chiaro che qualche scorta è sempre utile averla, ma è meglio non fare grossi stock; i gusti possono cambiare e poi diventerebbe molto difficile riuscire a consumare tutto in un tempo ragionevole. Inoltre, in fatto di cibo, è molto importante consumare alimenti il più freschi possibile.
Cosa fare: a meno di non fare la spesa solo una volta al mese, è sufficiente appuntarsi di ricomprare una piccola scorta quando si apre la penultima confezione.
Tenere tutto a vista
Fra una foto “tutto a vista” del catalogo Ikea e il nostro tentativo di riprodurlo a casa, passa la stessa differenza che c’è fra la foto di una modella con un “messy look” dopo una seduta trucco di due ore e noi in ciabatte appena sveglie la mattina, non sono decisamente la stessa cosa!
Cosa fare: tenere tutto a vista rende visivamente disordinato qualsiasi ambiente, anche se di fatto non lo è. Se proprio si deve, meglio usare dei contenitori belli esteticamente e coordinati tra loro.
Riempire troppo
Si è così tentati di usare tutto lo spazio disponibile che non ci passa neanche per la testa di liberarci degli oggetti per alleggerire un po’, oltre ai mobili, anche la nostra vita.
Cosa fare: cassetti e scaffali andrebbero riempiti al massimo per i tre quarti della loro capacità.
Comprare scatole per organizzare il caos
Organizzare il disordine è impossibile, oltre che inutile e frustrante e quando si tenterà di farlo i contenitori diventeranno parte del caos a loro volta.
Cosa fare: i contenitori andrebbero comprati solo alla fine del processo di riordino, per organizzare quello che rimane.
Sei mai caduto in qualcuno di questi errori? Come hai risolto il problema?
imperfettoordine.com 