I sistemi sono il punto di arrivo di una buona organizzazione e funzionano perchè contrastano la tendenza della nostra mente a chiudere i cerchi aperti.

Ma come?? Fino ad ora non abbiamo fatto altro che parlare di quanto l’organizzazione aiuti a trovare la pace proprio chiudendo sti benedetti cerchi e ora affermiamo l’esatto contrario? Esatto, seguimi e ti dirò perchè!

Un sistema è un insieme di operazioni, ottimizzato e ripulito da tutte le sbavature possibili, che permette di portare a termine un compito, solitamente complesso e frustrante, più velocemente e senza fare fatica.

In organizzazione è sempre meglio lavorare sui sistemi piuttosto che sulle soluzioni estemporanee perchè, una volta messo a punto, un sistema  può essere trasferito sia in altri luoghi che ad altre persone, senza dover reinventare la ruota ogni volta. Su questo concetto si fonda la base, anche educativa, del professional organizing: aiutare le persone a trovare soluzioni personalizzate che possono quindi essere replicate con successo.

Un sistema  insomma è per sempre. Anche cambiando location, infatti,  è molto probabile che il metodo che abbiamo messo a punto funzionerà o potrà divenire comunque un’ottima base di partenza per la realizzazione di un altro processo. I sistemi richiedono tempo per essere costruiti, ma  ripagano presto in temini di serenità, tempo ritrovato e migliore qualità di vita.

Con un metodo si può studiare, lavorare, portare a termine progetti piccoli e grandi, ma è soprattutto quando dobbiamo gestire processi interminabili che il sistema dà il meglio di sè (tipico caso, il bucato, ne abbiamo parlato in un post apposito proprio qui, ma in genere qualsiasi lavoro fatto per essere disfatto oppure ripetuto all’infinito) perchè, focalizzando l’attenzione su un solo aspetto alla volta, azzera l’ansia del risultato. 

Torniamo ai nostri cerchi aperti: quando abbiamo tante cose da fare ci sentiamo sopraffatti non tanto per la mole di lavoro, ma soprattutto per non sapere come o quando portare a termine tutto quanto. Non lo dico io, ma il geniale David Allen, che sulla creazione di un sistema “blindato” per gestire il flusso di lavoro ha costruito tutta la sua carriera.

In realtà l’attitudine della nostra mente a voler portare a ternine tutte le operazioni iniziate in sè non è nè buona nè cattiva, è semplicemente uno “stato” che va compreso per poi essere usato a nostro vantaggio. 

I cerchi aperti, è vero, succhiano via tanta energia,  ma se questi cerchi sono stati aperti grazie a un sistema questo non accade, o accade molto meno, perchè ogni sequenza è definita, conosciamo il prossimo passo e sappiamo di poterci fermare e ripartire in ogni momento. Lo stesso discorso, oltre che per il tempo, vale anche per lo spazio: se la casa è organizzata con un sistema logico, potrà essere solo momentaneamente disordinata, basterà la metà del tempo, ma anche meno, per riportare ordine e tranquillità.

I sistemi che uso per facilitarmi la vita sono tanti, ma quelli che preferisco sono  il GTD , le liste pronte (per il mare, per il centro estivo, per la valigia, per la borsa dell’ufficio) e le routines domestiche di cui abbiamo parlato nel post precedente; il primo mi aiuta a gestire tutta la vita familiare e lavorativa piena di impegni e di cose da ricordare, con le liste riesco a muovermi più velocemente e grazie alle routine domestiche la montagna del bucato non mi ha ancora seppellita.

Ora sono curiosa di sapere se anche tu utilizzi qualche sistema creato da te o da altri per portare a termine le cose a casa e sul lavoro, se ti va puoi condividerlo nei commenti!