Se l’organizzazione ha un papà, è per certo David Allen, colui che ha messo a punto il metodo noto come GTD, acronimo di “Getting Things Done”, in Italia arrivato come libro dal titolo “Detto fatto! L’arte dell’efficienza”.

David Allen è stato consulente aziendale di centinaia di top manager di diverse multinazionali ed è proprio dall’osservazione ventennale dei problemi di dirigenti e professionisti che è nato il metodo di gestione del flusso di lavoro che ha rivoluzionato l’esistenza di migliaia di persone in tutto il mondo.

Si potrebbe pensare che i problemi dei dirigenti d’azienda non ci riguardino poi così tanto, che siano troppo diversi dai nostri, che causino più stress, conseguenze più gravi e che pertanto un sistema messo a punto per loro, non sia adatto per noi. In realtà, come avrò modo di spiegare meglio nel prossimo post, la vita di una persona che lavora, deve gestire una casa e una famiglia presenta lo stesso tipo di problematiche di quella di un top manager: ci sono scadenze, imprevisti, attività da organizzare, progetti a breve e a lungo termine da gestire e persone di cui occuparsi che dipendono da noi.

A complicare il quadro ci si mette il nostro cervello, che sotto pressione dà spesso il peggio di sè; pieno zeppo di pensieri e preoccupazioni ci fa dimenticare scadenze importanti o ci ricorda, come se volesse prenderci in giro, che a casa è finito il caffè mentre siamo magari ad un importantissimo meeting di lavoro.  David Allen ha pensato bene di non combattere questa attitudine, ma di usarla come punto di partenza per aumentare la produttività. Il GTD quindi ci viene in aiuto quando le attività da gestire sono tante, il tempo è poco e lo stress alto. Suona familiare? 🙂

Il primo passo per mettere in pratica il GTD è quello di procurarsi carta e penna (reali o virtuali) e cominciare a scrivere tutto quello che ci passa per la testa (organizzare un trasloco, chiamare la babysitter, preparare una nota di lavoro…), facendo in modo che la “pressione mentale” causata dallo stress di dover ricordare talmente tante cose da non sapere neanche quale fare per prima, diminuisca lasciando man mano spazio alla confortevole sensazione di avere tutto sotto controllo.

Oltre a scrivere tutto, cercheremo di riunire in un solo posto ogni singolo pezzo di carta che sia collegato ad un’attività da fare, per esempio una bolletta da pagare, il volantino di un corso che ci piacerebbe fare in futuro, la prenotazione delle prossime vacanze). In seguito organizzeremo tutte queste attività in categorie omogenee in modo da poterle portare a termine nei momenti che per noi sono i più opportuni.

Naturalmente non è tutto qui e c’è del lavoro da fare, soprattutto per implementare il metodo; per capire meglio di cosa si tratta ti indico questo articolo di Paola Tursi per Organizzare Italia che chiarisce molto bene le varie fasi di gestione del flusso di lavoro (raccolta, analisi, organizzazione, verifica e azione).

Perchè usare il GTD?

1. Molto dello stress e della confusione che subiamo ogni giorno deriva dal fatto che spesso non  riusciamo a distinguere un documento che genera un’attività da uno che deve essere semplicemente archiviato, sovraccaricando inutilmente la nostra mente e il nostro spazio di lavoro o familiare.
2. Il metodo consente di tradurre la confusione creata dalla carta in casa o in ufficio in attività organizzate, risolvendo in un solo momento due problemi: il disordine fisico e la confusione mentale.
3. Quando la nostra mente non è più impegnata solo a ricordare, può finalmente dedicarsi al pensiero creativo, ciò che veramente le appartiene.
4. Anche le energie personali aumentano, dato che ora sono ben indirizzate e non utilizzate per saltare da un pensiero all’altro senza sosta.
5. Il GTD riduce inoltre drasticamente il problema della procrastinazione con due semplici regolette. La prima: se fare una cosa richiede meno di due minuti, meglio farla subito. La seconda: non lasciare mai un’attività senza sapere quale sarà il prossimo passo da compiere. Molto spesso infatti l’inattività è dovuta a due fattori: l’idea che ci voglia troppo tempo per fare una cosa e quella che un’attività sia talmente complessa da non sapere nemmeno da dove iniziare.

Insomma, queste piccole e semplici strategie sono diventate un sistema adatto per gestire qualsiasi situazione, domestica o lavorativa, aumentando la produttività e la sensazione di avere tutto sotto controllo.

Hai mai sentito parlare del metodo GTD? Cosa ne pensi? Troppo complicato  o si può fare? Fammelo sapere nei commenti!