D come Delegare

D come Delega post.pngDelegare, ovvero lasciare che altri si occupino di quello che dovremmo fare noi, è fondamentale, ma per chi ama l’organizzazione delegare è difficilissimo. Ci sono vari aspetti da considerare, alcuni dei quali hanno a che fare con la parte più  intima di noi, altri semplicemente sono di ordine pratico.

Riuscire a delegare

Delegare vuol dire perdere il controllo diretto di quello che si fa, lasciare che altri facciano al posto nostro, forse meglio, forse peggio di come lo faremmo noi, in ogni caso in maniera diversa. Chi ama avere il controllo di tutto, può trovarsi in grande difficoltà nel compiere questo passo, perché rende evidente quanta (s)fiducia riponiamo negli altri riguardo alla capacità di portare a termine un compito al posto nostro.

Siamo i Re e le Regine del tempo e dello spazio a nostra disposizione, e cedere anche solo un pochino queste risorse a qualcun altro è un po’….fastidioso! Prima di tutto può farci sentire incapaci (se devo chiedere a qualcun altro di farlo, significa che da solo non ci riesco!), poi ci allerta per la paura di diventare dipendenti da chi abbiamo incaricato (e se poi mi lascia a piedi da un momento all’altro?) e ci carica di ansia nei confronti del futuro (se non imparo a farlo io come farò un domani?).

Capire questi meccanismi è fondamentale per riuscire a cedere un po’ di “sovranità”! Nessun Re cura personalmente i giardini della sua reggia e probabilmente in questo il giardiniere è molto più capace di lui.

Chi deve indirizzare in maniera prioritaria le proprie energie nella gestione di progetti a lungo termine in casa, al lavoro e  in famiglia non ha letteralmente tempo di fare tutto quanto. Chiedere o accettare l’aiuto degli altri non è “lasciare il comando” anzi, ci aiuta a concentrarci su obiettivi più alti e più meritevoli della nostra attenzione.

Saper delegare

Fatto il primo passo, resta da capire cosa delegare e chi incaricare.

Qui entrano in gioco le nostre priorità. Quello che sta in cima alla lista è ciò di cui ci vogliamo occupare personalmente, l’obiettivo più alto, mentre quello che posso delegare è tutto ciò che può aiutarmi a raggiungere quell’obiettivo.

Le azioni che possono essere affidate ad altri, tipicamente, sono le azioni a basso valore aggiunto, i compiti ripetitivi, quelli a somma negativa, in cui il dispendio energetico per essere portati a termine è più alto del vantaggio che si otterrebbe in cambio.

La persona giusta a cui affidare l’incarico deve possedere tre capacità fondamentali; quella di sapersi porre in ascolto delle nostre necessità, l’affidabilità e la competenza. Da parte nostra quando “ci affidiamo” a questa persona cerchiamo di tollerare un buon margine di imperfezione, soprattutto se il compito affidato non è proprio semplice.

Alcune indicazioni

  1. Delegare è un investimento sul futuro, praticamente è come insegnare a qualcuno a pescare invece che regalargli dei pesci.
  2. Se non chiedi mai aiuto, gli altri penseranno che riesci a fare tutto da solo. Se “alleni” le altre persone a sviluppare questa sensibilità nei tuoi confronti, chiedere aiuto sarà sempre più semplice.
  3. Metti sempre davanti il fine e non il mezzo: l’importante è portare a termine il compito, non chi lo fa e neanche come lo fa. Tra l’altro non è detto che la nostra procedura sia la migliore, forse non abbiamo mai avuto tempo di testarne un’altra o di vedere la stessa cosa da un altro punto di vista.

Quanto è difficile per te delegare un compito? Hai mai incaricato qualcuno di portare a termine un compito complesso? Raccontami nei commenti come è andata!

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C come Crescita, Chiarezza e Consapevolezza

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Dove c’è organizzazione c’è crescita, questo è un dato di fatto.

C’è crescita soprattutto di tipo personale, ma anche nell’ambito del lavoro e nel rapporto con gli altri. Un po’ come accade quando si riordina una stanza e ci si libera di tutto quello che non serve più recuperando spazio prezioso, allo stesso modo succede con il tempo a nostra disposizione.

Quando l’organizzazione entra nella nostra vita, lo spazio e il tempo vengono modificati in base alle nostre vere necessità e priorità e ci viene restituito il tempo per coltivare interessi e passioni. Eliminando la confusione e concentrandoci su quello di cui realmente sentiamo il bisogno, si fa anche chiarezza: è più evidente quello che abbiamo, ma soprattutto quello che ci manca.

Così come dopo aver risistemato capiamo subito se abbiamo bisogno di nuove scarpe o nuovi bicchieri, eliminando il rumore di fondo dalle nostre giornate  ci è più chiaro quali sono i legami che contano davvero, la direzione che si vuole dare alla propria vita privata o lavorativa, le cose di cui si può fare tranquillamente a meno e quelle che invece ci risultano indispensabili per andare avanti.

L’organizzazione è un viaggio che spesso origina proprio dalle banali difficoltà vissute nel quotidiano e che comincia davvero solo quando le persone prendono coscienza di quello che vogliono cambiare, del traguardo a cui vogliono arrivare e soprattutto delle motivazioni alla base del processo.

A volte, infatti, ci assale un dubbio

Quello che sto facendo ora, può essere fatto in maniera più scorrevole e meno faticosa? Quando ci facciamo questa domanda cominciamo a guardare ciò che abbiamo intorno a noi con occhi nuovi,  creando la consapevolezza che le cose possono essere fatte in maniera diversa, migliore.

Facendoci guidare in questo percorso dalla chiarezza e dando finalmente spazio a quello che per noi è realmente importante, possiamo generare con le nostre forze importanti cambiamenti in tutti i settori della nostra esistenza.

Cosa ne pensi della relazione fra organizzazione e crescita della persona? Pensi che i benefici dell’organizzazione possano estendersi anche ad altri ambiti oltre a quelli dell’ambiente che ci circonda?

B come Benessere

benessere

L’organizzazione non è il fine, ma il mezzo per portare il benessere nella vita delle persone. Molto spesso con la parola benessere si intende genericamente movimento fisico o mangiare sano, ma non sempre è così, o meglio, non è solo così.

Benessere è qualsiasi cosa ci faccia sentire bene, qualsiasi attività che sia in grado di riportare l’armonia fra la mente e il corpo, che aumenti e mantenga stabili le energie a nostra disposizione e abbia un effetto positivo sulle persone che ci circondano.

Questione di priorità

Le domande da porsi dunque sono: che cosa mi fa stare bene? Quali sono gli obiettivi e le priorità legate al mio stato di salute fisica e mentale? E come può aiutarmi l’organizzazione a raggiungere e mantenere uno stato di benessere?

  1. Prova a pensare a quale significato ha per te la parola benessere: leggere un libro? Ascoltare buona musica? Mangiare sano e leggero? Fare movimento?
  2. Considera ora le tue priorità: cosa è importante per te? Abbassare lo stress? Dimagrire? Rilassarti? O una combinazione di due o più di questi elementi?
  3. Ora prova a unire le due cose, portando un po’ di benessere in ogni giorno nella tua settimana, per esempio:
  • Lunedi fai un bagno rilassante
  • Martedì svegliati 30 minuti prima
  • Mercoledì mangia vegetariano
  • Giovedì fai esercizio fisico
  • Venerdì bevi una tisana
  • Sabato fai una passeggiata
  • Domenica occupati della tua dimensione spirituale, prega, medita, o leggi un libro.

Se decidi concentrarti su un’unica priorità, ad esempio fare più attività fisica, puoi usare lo stesso metodo per incrementare il livello di intensità fino a raggiungere l’obiettivo che ti sei prefissato: lunedì 15 minuti, martedì 30 minuti e così via.

L’importante è non dimenticarsi di sé stessi, non dimenticarsi di “stare bene”, cercando sempre di  ripristinare o aumentare il livello di energie.

Hai mai provato a prenderti cura di te ogni giorno? Quali sono le cose che ti fanno stare bene?

 

A come Ambiente

L’organizzazione è come un abito di alta sartoria, più è cucito addosso, più sta bene. Ovvero, il significato di questa parola non è lo stesso per tutti.

Ho pensato quindi di scrivere  una serie di post sulle parole dell’organizzazione, senza la pretesa  di darne un’unica interpretazione  e perciò ecco qui la lettera “A”, per cominciare proprio dal principio.

ambiente

Un luogo speciale

Per “ambiente” intendo il luogo in cui trascorriamo la maggior parte del tempo, come l’ufficio, la scuola, la casa, o una sua stanza particolare, spesso attorniati dal disordine o dalla confusione.

Un ambiente colmo di cianfrusaglie e oggetti fuori posto è “chiassoso” anche se vi è silenzio e ogni volta che lo sguardo si sposta sugli oggetti che sono sparpagliati ovunque, una parte della nostra energia, che dovrebbe essere invece convogliata verso attività piacevoli e rigeneranti, si disperde.

Per capire l’effetto che il riordino può avere sulla  nostra riserva energetica, basta pensare alla sensazione che si prova quando si apre la porta della camera di un hotel; la vista della stanza riordinata, arieggiata e soprattutto con tutte le superfici libere ci fa sentire immediatamente rilassati. Nessun oggetto di cui occuparsi, nessuna decisione da prendere, nessun pensiero, tranne noi e il motivo per cui ci troviamo lì.

 Se l’ambiente in cui trascorriamo le nostre giornate non assomiglia per niente all’ideale che abbiamo in mente, cosa possiamo fare?

Alcune considerazioni

  1. Poniti al centro della stanza. Che sensazione provi quando ti trovi lì? Quella stanza aggiunge o sottrae energie alla tua mente?
  2. Cosa non funziona? Se la sensazione che prevale è il disagio, cerca di capire da che cosa è determinato. Dal numero di oggetti? Dal fatto che non hanno una collocazione propria? O forse dai ricordi che evocano?
  3. Cosa funziona? Non è necessario cambiare quello che funziona bene. Se alcune zone sono già organizzate in armonia con le nostre abitudini e gli oggetti sono sistemati in modo da essere a portata di mano quando servono, non c’è motivo di cambiarne la disposizione.
  4. Il punto di origine. Se potessi intervenire in maniera radicale, ad esempio svuotando completamente la stanza, da dove cominceresti?
  5. Spazio condiviso. Se il disordine non è un tuo problema, ma piuttosto è il problema di chi condivide lo spazio con te, non è bene imporre un “riordino forzato”. E’ meglio limitarsi ad intervenire solo sullo spazio che è sotto il nostro diretto controllo, un cassetto, una scrivania, un armadio. Così come il disordine, anche l’ordine ha la tendenza a propagarsi.

Hai mai considerato la connessione fra il tuo ambiente  e la tua energia? Oppure riesci a scindere le due cose e a non farti influenzare da quello che ti circonda?

 

Il momento giusto

Se dico “persona organizzata” quale immagine ti viene in mente? A me, per esempio, si materializza davanti agli occhi l’immagine di una persona indaffarata, in movimento, che si divide tra mille attività.

tempo

Invece no. L’immagine giusta dovrebbe essere quella di una persona seduta a un tavolo, magari con penna e taccuino.

Quello che intendo dire è che l’organizzazione parte, come prima cosa, dalla testa, dal pensiero. Il primo passo è fermarsi un attimo e ragionare sulla scansione della propria giornata.

 La chiave dell’essere organizzati

C’è un unico momento per fare le cose, quello giusto. E quale sia lo conosci solo tu. Esistono varie fasi nella giornata di una persona, momenti in cui l’energia è al massimo, momenti in cui è al minimo. Ci sono orari e impegni inderogabili, momenti di calma, momenti di affanno. E’ importante sedersi al tavolo e essere onesti nei propri confronti. Ripensare alla propria giornata tipo, farsi delle domande, dialogare con sé stessi e domandarsi qual è il momento giusto per fare quella cosa per la quale non troviamo mai il tempo.

Qualche indicazione pratica

  1. Osservare l’andamento dell’energia giornaliera: quando sono al lavoro, qual è la parte della giornata in cui si concentra il massimo del rendimento? Quale invece quella in cui sono maggiormente stanco?
  2. Valutare anche le condizioni esterne: quali sono i momenti di maggiore calma? E quelli in cui è più probabile che le persone abbiano bisogno di me?
  3. Iniziare cominciando a strutturare piccole routines giornaliere facendo alcune cose sempre ad un determinato orario, come ad esempio fare colazione, vestirsi, svuotare la lavastoviglie, controllare la posta elettronica.
  4. Ampliando la vista sulla settimana, o sul mese, domandarsi quali sono i giorni più adatti per portare a termine determinate commissioni, tenendo conto degli impegni fissi.
  5. Impostare delle routines sulla settimana e sul mese: stabilire il giorno migliore per fare le commissioni, quello per fare la spesa, quello per dedicarsi al lavoro ai  progetti più impegnativi o a quelli più leggeri.
  6. Infine, ascoltarsi, essere flessibili e pronti a modificare i propri piani in base all’evolversi naturale delle giornate o al presentarsi di eventi imprevisti e inattesi.

E tu, hai mai considerato la combinazione fra il tempo e le energie a disposizione, o affronti le situazioni come si presentano senza pianificare in anticipo?

 

Perché un blog?

Questo blog nasce come area di confronto e condivisione di tematiche inerenti l’organizzazione degli spazi domestici e non solo, del tempo trascorso in casa e in ufficio, di quello trascorso coi bambini, di quello dedicato a noi stessi.

Ci saranno idee e sperimentazioni, mie e di altri, alla ricerca della migliore soluzione per vivere lo spazio e il tempo a disposizione, senza preclusioni di argomenti.

Per qualsiasi richiesta riguardo a tematiche inerenti l’organizzazione puoi contattarmi, sia commentando i post che usando il form per i contatti.