J come Journaling

J come JournalingQuesta volta andiamo in prestito dall’inglese, lingua in cui questa parola equivale a “tenere un diario”. Non si tratta di fare un tuffo nell’adolescenza, ma di imparare ad utilizzare un potente strumento per migliorare l’organizzazione o addirittura per progredire nella crescita personale.

Certo, l’organizzazione ha un forte aspetto pratico, come più volte abbiamo ribadito, ma per molti versi bisognerebbe approcciarla più come un viaggio che come una meta.

Vediamo insieme in quanti modi diversi possiamo utilizzare, da adulti, questo bellissimo strumento.

Diario di viaggio

Le vacanze sono alle porte e molti di noi non vedono l’ora di trascorrere tanti bei momenti in compagnia dei nostri cari. E’ chiaro che faremo tante foto, ma con il passare del tempo molti ricordi sbiadiranno comunque.

Prima di partire procuriamoci un piccolo quadernino su cui annotare i momenti particolari della vacanza. Possiamo scrivere noi o farne scrivere qualche riga anche ai nostri compagni di viaggio, annotiamo emozioni, cose buffe, informazioni pratiche.

Se ci sono bambini chiediamo anche la loro collaborazione per prendere nota di ciò che più li ha colpiti (i piccoli hanno sempre un punto di vista molto originale). Una volta a casa sarà bellissimo arricchire l’album delle foto scrivendo sotto ad ogni immagine anche un ricordo speciale di quella giornata, tratto direttamente dal nostro journal!

Momenti di vita familiare

Vi è mai capitato di dire “se le avessi scritte tutte, avrei scritto un libro”? Quando i bambini crescono e cominciano a parlare a volte è un vero spasso! Domande curiose o impertinenti, pensieri propri e opinioni personali, visioni del mondo strampalate, primi successi scolastici, traguardi raggiunti … è un universo fantastico!

Ci sono ricordi che possono essere catturati da foto e filmini e altri no, a causa della capacità limitata e selettiva della nostra mente, ma che vale veramente la pena di conservare nel tempo.

Provate a trascrivere tutte le cose buffe o tenere che dice vostro figlio, non ve ne pentirete, sarà bellissimo rileggerle insieme a distanza di anni.

Ecco alcune idee: quando vostro figlio ha iniziato a studiare il passato remoto dei verbi irregolari, l’incomprensibile vocabolario bimbo-italiano dei primi anni, le domande e le esternazioni della fase dei “perchè”. Consigliatissimo anche agli insegnanti!

Esprimere gratitudine

Di motivi per lamentarci ne troviamo sempre in quantità, non abbiamo di sicuro bisogno di pensarci, a differenza delle ragioni per essere grati.

Ogni giorno c’è qualcosa per ringraziare, un grande dono che abbiamo ricevuto, la nostra salute o quella dei nostri familiari, un incontro fortunato o semplicemente una bella giornata trascorsa tutti insieme.

Fermarci un minuto e prendere atto di quello che già abbiamo può dare un grosso impulso a quello che vogliamo cambiare e a valorizzare quello che di buono è già presente nelle nostre vite, ma che a volte corriamo il rischio di dare per scontato.

Pregare

Certamente esiste un modo convenzionale di pregare, nel luogo di culto prescelto con le preghiere che si recitano sempre uguali da centinaia di anni. Ma si può pregare e ringraziare Dio anche in un modo diverso, scrivendo le preghiere con parole che arrivano direttamente dalla nostra anima, ogni giorno.

Comunicare con bambini e adolescenti

Molto spesso, anche a causa dei ritmi frenetici imposti dalla vita moderna, la comunicazione con i propri figli può diventare superficiale e frettolosa. A volte manca proprio il momento giusto per comunicare a livello profondo con i nostri ragazzi.

Altre volte, invece, la comunicazione può essere ostacolata dalle difficoltà legate al carattere, più o meno chiuso o spigoloso, dell’una o dell’altra parte.

Perchè non affidare allora i nostri pensieri ad un quaderno messo sotto il cuscino dell’altra persona, dando il via a un bellissimo rito serale con cui concludere la giornata?

Avere un diario condiviso può aiutare a rinforzare quei legami che, presi come siamo dalle incombenze di tutti i giorni, rischiano di spezzarsi per mancanza di cure quotidiane.

Diario del lavoro

Tenere un diario al lavoro è un modo infallibile per aumentare la produttività, rinforzare la memoria, affinare la precisione e accrescere la propria affidabilità.

Possiamo tenere traccia di ciò che viene svolto giornalmente, di un problema particolare che si è presentato e di come è stato risolto, del prezioso consiglio che ci è stato dato da un superiore o da un collega più esperto.

Possiamo anche registrare stati d’animo in relazione a determinate attività, tenere traccia degli obiettivi raggiunti, di particolari procedure utilizzate o delle checklist che sono necessarie per non commettere errori.

Questi sono solo alcuni degli infiniti modi per utilizzare la tecnica del journaling, ne conosci altri? Hai mai provato a tenere un diario particolare? Scrivi nei commenti come è andata!

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I come Indipendenza

I come IndipendenteLa ricerca dell’indipendenza è un tratto che appartiene a tutti gli amanti dell’organizzazione e ne rappresenta sia un’interesse che un obiettivo. L’indipendenza fa da contrappeso alla delega, di cui abbiamo parlato qualche tempo fa.

L’elemento che accomuna i due concetti è l’idea del “controllo” che c’è alla base, benchè l’interpretazione sia completamente diversa: con la delega vengono cedute ad altri parte delle attività di cui solitamente ci occupiamo in prima persona mentre, al contrario, l’indipendenza stimola la necessità di non dipendere neanche da noi stessi.

L’organizzatore inside è infatti alla costante ricerca di sistemi che possano funzionare anche e soprattutto in sua assenza; lo sanno bene i professional organizers che aiutano i propri clienti a trovare soluzioni veloci, pratiche e personalizzate per risolvere i problemi quotidiani e che il cliente sia in grado di continuare a gestire anche in autonomia.

Un buon sistema di organizzazione si riconosce infatti dalla capacità di rendere le persone indipendenti dall’aiuto o dalla disorganizzazione altrui, con il vantaggio non solo di rendere il lavoro più fluido e rapido, ma anche di liberare tempo prezioso che possa essere usato per fare quello che ci piace davvero!

Ma in quale modo l’organizzazione può aiutarci a diventare meno dipendenti dagli altri?

Un ambiente organizzato

Quando le cose sono archiviate in maniera logica e funzionale e, soprattutto, quando il criterio alla base è chiaro e semplice da usare (per esempio quando un archivio è classificato secondo un ordine alfabetico o numerico, oppure quando gli oggetti sono conservati secondo la prossimità o facilità del loro uso), non è necessaria la presenza di qualcuno che ci spieghi dove sono state messe le cose affinchè noi possiamo trovarle.

Nelle realtà aziendali, la presenza di checklist, manuali e modelli di documenti a disposizione del personale, oltre a snellire e facilitare il lavoro, fa sì che i nuovi arrivati divengano autonomi in tempi molto rapidi (permettendo quindi anche di ottenere un bel risparmio economico!).

In famiglia, lo sviluppo dell’indipendenza nei bambini è favorito da un ambiente organizzato. Predisporre le stanze in modo che i piccoli siano in grado di vestirsi da soli, prepararsi una piccola merenda o aiutare nei lavori di casa permette loro di sentirsi parte attiva (e a noi genitori di uscire dal cliché di martiri lamentosi).

Routines

L’impostazione di routines periodiche consente di automatizzare sì i lavori, ma anche e soprattutto i pensieri che ruotano intorno a determinate attività, liberando la mente dall’assillo di gestire, in linea continua, tutta una serie di azioni ripetitive (consiglio al riguardo la lettura di questo articolo della professional organizer Chiara Battaglioni).

Una volta che saranno stabilite delle routines e che ne avremo messo al corrente anche le eventuali persone interessate, la nostra presenza non sarà quasi più necessaria: chi lavora o vive con noi dovrà fare la sua parte senza tante scuse!

Forse vi sembrerà sciocco, ma avete mai provato a scrivere su un quadernino tutte le incombenze periodiche che servono a mandare avanti una casa? Si ottiene una specie di “manuale”, utilissimo in caso di assenze prolungate (previste e non, come ad esempio un cambio di orario al lavoro, un ricovero ospedaliero, ecc.) per chi si trova magari da un giorno all’altro a doverci sostituire senza preavviso, oppure può servire per indirizzare meglio il lavoro dei collaboratori o dei familiari. Provare per credere!

Problem Solving

I professional organizers o i fan dell’organizzazione in generale, sono sempre concentrati sulla possibile soluzione del problema e si interessano delle cause solo nella maniera in cui una maggior comprensione delle stesse possa aiutare o velocizzare la soluzione.

Ricercare la soluzione senza puntare il dito verso nessuno aiuta infatti a sciogliere il nodo che tiene legato insieme il problema alla sua causa, a beneficio di tutti!

Anche in famiglia possiamo aiutare i bambini a diventare bravi problem solver semplicemente provando a chiedere cosa secondo loro non ha funzionato o incoraggiandoli a trovare loro stessi una soluzione.

Hai mai pensato al legame fra indipendenza e organizzazione? L’idea di non essere sempre necessario ti spaventa o pensi che sia anche un’opportunità di crescita per te o per gli altri? Fammi sapere nei commenti cosa ne pensi!

H come Hotel

All’inizio del nostro viaggio fra le parole dell’organizzazione abbiamo parlato dell’hotel proprio per la sua capacità di influenzare positivamente il nostro stato d’animo grazie all’ambiente rilassato e privo di stimoli “rumorosi”, ma il parallelo non si ferma qui. Quando soggiorniamo in un hotel veniamo circondati da un’atmosfera di calore e premurosità che ci avvolge a 360 gradi, dietro la quale si cela un efficiente sistema organizzativo.

H come Hotel

Ma perché per provare queste sensazioni dobbiamo per forza andare a centinaia di chilometri da casa? Osservando un po’ più da vicino gli accorgimenti che vengono adottati dai migliori alberghi, possiamo  ricreare anche a casa nostra questo mix di relax ed efficienza.

Come in un hotel…

  • Le lenzuola sono sempre fresche e pulite di bucato e vengono cambiate regolarmente. A casa, si può scegliere un giorno fisso della settimana in cui fare il cambio della biancheria, variando la cadenza a seconda della stagione.
  • La colazione è varia e gustosa ed è presentata in maniera accattivante. Le tazze sono decorate, non sbeccate, le tovagliette sono pulite; brioches, biscotti, torte e succhi sono a disposizione degli ospiti sul tavolo del buffet. Sul tavolo c’è un contenitore in cui mettere ciò che deve essere buttato via, per rendere più veloce il riordino. A casa, possiamo curare l’apparecchiatura e mettere in tavola merendine e biscotti in un cestino carino dal quale tutti possono scegliere quello che preferiscono.
  • Mentre si fa colazione, si può ascoltare della musica invece delle notizie del telegiornale, scivolando nel mondo invece che sbatterci contro di prima mattina.
  • Il menu è stabilito in anticipo e le portate tengono conto dei gusti e delle preferenze degli ospiti. A casa, quando facciamo la spesa, pensiamo a quello che ci fa bene, sia a livello di salute che a livello emozionale.
  • Solitamente è dato un tempo e un luogo preciso per consumare i pasti e  non è consentito mangiare in zone o luoghi diversi da quelli stabiliti.
  • Di norma la tv è spenta, se non del tutto assente, nelle sale in cui si pranza. Gli ambienti sono confortevoli e curati, specie quelli di uso comune o di presentazione, come la hall.  Accanto ai  divanetti, sui tavolini,  ci sono spesso libri e riviste e lampade da lettura. A volte, nelle stanze da letto, ci sono angoli attrezzati con bollitore e tisane ai vari gusti per favorire il relax.
  • Il bagno è sempre pulito e profumato, lavandino e sanitari vengono puliti ogni giorno e accanto al lavandino c’è il set di cortesia a disposizione per gli ospiti, con shampoo e bagnoschiuma profumati. A casa, se abbiamo tanti campioncini, possiamo mettere un piccolo cestino vicino alla vasca da bagno o alla doccia e ogni tanto concederci un break profumato.
  • Per amplificare i benefici di un bel bagno o di una doccia rilassante, possiamo sdraiarci sul letto con due batuffoli sugli occhi bevendo una tisana che magari abbiamo preparato al mattino e mantenuto al caldo in un termos fino al nostro rientro. Per ospiti di particolare riguardo, cioè noi, possiamo mettere accanto alla tisana anche un cioccolatino!

Insomma, circondiamoci di cose belle e nuove invece che rotte, scheggiate e lise. Curioso come cambi il concetto che abbiamo di noi stessi: in vacanza non accetteremmo mai un letto disfatto, asciugamani sciupati e pessimo servizio, mentre a casa sì, eppure siamo sempre noi!

E’ vero, in vacanza paghiamo coi soldi, ma a casa paghiamo con un’altra moneta, il nostro tempo e la nostra salute, ci meritiamo quindi sempre il meglio!

Hai notato anche tu altri accorgimenti tipici degli hotel che possono essere adottati anche a casa tua per migliorare le tue giornate o l’efficienza domestica? Se ti va, scrivili qua sotto nei commenti!

 

G come GTD

Imperfetto Ordine (1).pngSe l’organizzazione ha un papà, è per certo David Allen, colui che ha messo a punto il metodo noto come GTD, acronimo di “Getting Things Done”, in Italia arrivato come libro dal titolo “Detto fatto! L’arte dell’efficienza”.

David Allen è stato consulente aziendale di centinaia di top manager di diverse multinazionali ed è proprio dall’osservazione ventennale dei problemi di dirigenti e professionisti che è nato il metodo di gestione del flusso di lavoro che ha rivoluzionato l’esistenza di migliaia di persone in tutto il mondo.

Si potrebbe pensare che i problemi dei dirigenti d’azienda non ci riguardino poi così tanto, che siano troppo diversi dai nostri, che causino più stress, conseguenze più gravi e che pertanto un sistema messo a punto per loro, non sia adatto per noi. In realtà, come avrò modo di spiegare meglio nel prossimo post, la vita di una persona che lavora, deve gestire una casa e una famiglia presenta lo stesso tipo di problematiche di quella di un top manager: ci sono scadenze, imprevisti, attività da organizzare, progetti a breve e a lungo termine da gestire e persone di cui occuparsi che dipendono da noi.

A complicare il quadro ci si mette il nostro cervello, che sotto pressione dà spesso il peggio di sè; pieno zeppo di pensieri e preoccupazioni ci fa dimenticare scadenze importanti o ci ricorda, come se volesse prenderci in giro, che a casa è finito il caffè mentre siamo magari ad un importantissimo meeting di lavoro.  David Allen ha pensato bene di non combattere questa attitudine, ma di usarla come punto di partenza per aumentare la produttività. Il GTD quindi ci viene in aiuto quando le attività da gestire sono tante, il tempo è poco e lo stress alto. Suona familiare? 🙂

Il primo passo per mettere in pratica il GTD è quello di procurarsi carta e penna (reali o virtuali) e cominciare a scrivere tutto quello che ci passa per la testa (organizzare un trasloco, chiamare la babysitter, preparare una nota di lavoro…), facendo in modo che la “pressione mentale” causata dallo stress di dover ricordare talmente tante cose da non sapere neanche quale fare per prima, diminuisca lasciando man mano spazio alla confortevole sensazione di avere tutto sotto controllo.

Oltre a scrivere tutto, cercheremo di riunire in un solo posto ogni singolo pezzo di carta che sia collegato ad un’attività da fare, per esempio una bolletta da pagare, il volantino di un corso che ci piacerebbe fare in futuro, la prenotazione delle prossime vacanze). In seguito organizzeremo tutte queste attività in categorie omogenee in modo da poterle portare a termine nei momenti che per noi sono i più opportuni.

Naturalmente non è tutto qui e c’è del lavoro da fare, soprattutto per implementare il metodo; per capire meglio di cosa si tratta ti indico questo articolo di Paola Tursi per Organizzare Italia che chiarisce molto bene le varie fasi di gestione del flusso di lavoro (raccolta, analisi, organizzazione, verifica e azione).

Perchè usare il GTD?

  1. Molto dello stress e della confusione che subiamo ogni giorno deriva dal fatto che spesso non  riusciamo a distinguere un documento che genera un’attività da uno che deve essere semplicemente archiviato, sovraccaricando inutilmente la nostra mente e il nostro spazio di lavoro o familiare.
  2. Il metodo consente di tradurre la confusione creata dalla carta in casa o in ufficio in attività organizzate, risolvendo in un solo momento due problemi: il disordine fisico e la confusione mentale.
  3. Quando la nostra mente non è più impegnata solo a ricordare, può finalmente dedicarsi al pensiero creativo, ciò che veramente le appartiene.
  4. Anche le energie personali aumentano, dato che ora sono ben indirizzate e non utilizzate per saltare da un pensiero all’altro senza sosta.
  5. Il GTD riduce inoltre drasticamente il problema della procrastinazione con due semplici regolette. La prima: se fare una cosa richiede meno di due minuti, meglio farla subito. La seconda: non lasciare mai un’attività senza sapere quale sarà il prossimo passo da compiere. Molto spesso infatti l’inattività è dovuta a due fattori: l’idea che ci voglia troppo tempo per fare una cosa e quella che un’attività sia talmente complessa da non sapere nemmeno da dove iniziare.

Insomma, queste piccole e semplici strategie sono diventate un sistema adatto per gestire qualsiasi situazione, domestica o lavorativa, aumentando la produttività e la sensazione di avere tutto sotto controllo.

Hai mai sentito parlare del metodo GTD? Cosa ne pensi? Troppo complicato  o si può fare? Fammelo sapere nei commenti!

F come Facile

F come facile.pngLo scopo dell’organizzazione è facilitare il più possibile la vita delle persone, facendo in modo che ogni compito sia svolto in maniera “pulita”, cioè senza inutili perdite di tempo e di energie.

L’organizzazione infatti si basa sul semplificare; avere meno vestiti nell’armadio rende più facile il compito di vestirsi alla mattina, avere una routines prestabilita rende più facile la gestione della giornata, programmare settimanalmente il menu rende più facile la preparazione dei pasti e così via.

Ho deciso quindi di ricercare in rete quelli che sono unanimemente considerati i migliori accorgimenti per avere una vita più semplice, ed eccoli qua!

1. Etichetta tutto

Se abiti con altre persone o hai qualcuno che ti aiuta con le pulizie, insomma se non sei l’unico inquilino di casa tua, questo trucco fa per te! “Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto” ci dicevano da piccoli, giusto, ma se il posto ha anche un nome, non ci sono più scuse davvero. Quando c’è un etichetta non ci si sbaglia e tutti sono in grado di collaborare al mantenimento dell’ordine, persino i più piccoli (se sono proprio piccini, puoi usare un disegno).

2. Regola del “one-in-one-out”

Questo trucco funziona particolarmente bene se hai appena fatto decluttering (a proposito, hai partecipato alla nostra sfida dei 21 giorni?), cioè se hai fatto un percorso per liberarti del disordine in casa, ma risulta molto utile anche per non appesantirsi ulteriormente. Praticamente, per ogni oggetto (anche vestiti, libri, ecc.) che si porta in casa, se ne fa uscire uno (doppio, rotto, usurato ecc.).

3. Usare una “Donation Box”

Tieni in garage, o in un altro posto che sia vicino all’uscita, una scatola in cui mettere le cose che hai deciso di eliminare da casa, ad esempio donandole a qualcuno. Quando è piena la metti semplicemente in macchina e la svuoti il prima possibile.

4. Usa un calendario per la famiglia

Scegli un giorno alla settimana in cui pianificare in un calendario tutti gli eventi della famiglia per la settimana che viene, poi metti il calendario in un posto che sia visibile a tutti. Controlla il calendario (o l’agenda) due volte al giorno, la mattina e la sera.

5. “Color code”

Usa un codice dei colori per distinguere a colpo d’occhio sull’agenda i tuoi impegni: usa un colore per ogni membro della famiglia, o un colore per gli impegni più urgenti, oppure un colore per le attività della famiglia e uno per quelle del lavoro. Insomma, sbizzarisciti!

6. Scrivi tutto

Prendi l’abitudine di scrivere tutto, ma proprio tutto  quanto ti passa per la testa, anche le cose insignificanti. Il perché te lo spiego nel prossimo post, nel frattempo ricordati di tenere sempre a portata di mano un notes e una penna. Sempre. Ovunque.

7. Non spostarti mai a mani vuote

Quando sei in casa, non lasciare mai una stanza senza prendere qualcosa da riportare a posto in un’altra camera. Se vivi in una casa con più di un piano, puoi mettere una cesta sul primo gradino della scala in cui mettere tutto quello che non appartiene a quella zona, così a fine giornata puoi riportare al piano superiore le cose tutte insieme senza fare mille volte la scala.

8. Raccogli tutta la carta in un posto

Posta, volantini, post-it, appunti, compiti, comunicazioni, scontrini, bollette … ogni pezzo di carta che entra in casa deve andare a finire in un unico punto di raccolta, solo in seguito si può pensare al modo migliore per organizzare i documenti (te lo spiego nel prossimo post).

9. Usa contenitori aperti

I contenitori aperti sono molto più pratici delle scatole chiuse: possono essere riempiti, svuotati e spostati con grande facilità. Sceglili trasparenti per organizzare l’interno di mobiletti chiusi o se hai bisogno di vederne a colpo d’occhio il contenuto, colorato o decorato se il mobile è a vista. In questo caso, se devi utilizzarne più di uno, è meglio prenderli tutti uguali per un migliore effetto estetico.

10. Segui il flusso

Nell’organizzazione della tua casa, scegli sempre la via più facile. Se pensi di avere adottato una soluzione troppo macchinosa, cambiala. Piuttosto che andare contro alle tue abitudini, cerca di assecondarle: se vedi che i bambini quando entrano in casa si tolgono le scarpe e le lasciano sempre nell’ingresso, mettici  una scatola aperta in cui infilarle, se continui a lasciare le chiavi sul tavolo invece che appenderle, mettici una ciotola svuota tasche.

Questi erano i dieci trucchi di organizzazione più gettonati che ho trovato in rete, quali sono i tuoi? Se li aggiungi qua sotto nei commenti, possono essere utili a tutti!

E come Errori

E come Errore.png

“Organizzazione” fa rima con “Imperfezione”, anche se quasi tutti pensano il contrario. E poi? Quali sono gli errori in cui si cade più spesso?

Confondere ordine e organizzazione

Spesso si pensa che le persone organizzate siano individui che vivono in case da rivista d’arredamento, usano solo oggetti di design e allineano gli asciugamani del bagno come il marito di Julia Roberts nel film “A letto con il nemico”.

Organizzazione non vuol dire vivere in una casa che non si può sporcare o disordinare, ma mettere la casa e il tempo a nostro servizio, invece che fare il contrario.

Cosa fare: se gli oggetti hanno un posto assegnato, mantenere l’ordine sarà molto più semplice.

Cadere nel minimalismo estremo

Nel tentativo di tenere la casa sotto controllo, si passa da un estremo all’altro: dall’esposizione delle bomboniere ricevute  nel corso di tre generazioni alle superfici asettiche da ospedale, al dover ricomprare o farsi prestare oggetti di cui ci si era liberati un po’ troppo allegramente.

Cosa fare: prima di fare uscire definitivamente gli oggetti dalle nostre case può essere utile creare una “zona di transito”, se dopo un mese non ne abbiamo bisogno, probabilmente possono essere eliminati per sempre.

Eliminare oggetti senza il consenso del legittimo proprietario

Si deve essere responsabili delle proprie cose, e questo assunto vale per tutti. Le motivazioni alla base della scelta se tenere un oggetto o liberarsene sono strettamente personali, ignorarle significa mancare di rispetto all’altra persona e andare incontro a un litigio certo.

Cosa fare: comincia a riordinare solo fra i tuoi oggetti, lasciando agli altri la libertà di seguirti o meno.

Fare infinite scorte di qualsiasi cosa

Certamente una buona organizzazione domestica facilita la vita, quindi è chiaro che qualche scorta è sempre utile averla, ma è meglio non fare grossi stock; i gusti possono cambiare e poi diventerebbe molto difficile riuscire a consumare tutto in un tempo ragionevole. Inoltre, in fatto di cibo, è molto  importante consumare alimenti il più freschi possibile.

Cosa fare: a meno di non fare la spesa solo una volta al mese, è sufficiente appuntarsi di ricomprare una piccola scorta quando si apre la penultima confezione.

Tenere tutto a vista

Fra una foto “tutto a vista” del catalogo Ikea e il nostro tentativo di riprodurlo a casa, passa la stessa differenza che c’è fra la foto di una modella con un “messy look” dopo una seduta trucco di due ore e noi in ciabatte appena sveglie la mattina, non sono decisamente la stessa cosa!

Cosa fare: tenere tutto a vista rende visivamente disordinato qualsiasi ambiente, anche se di fatto non lo è. Se proprio si deve, meglio usare dei contenitori belli esteticamente e coordinati tra loro.

Riempire troppo

Si è così tentati di usare tutto lo spazio disponibile che non ci passa neanche per la testa di liberarci degli oggetti per alleggerire un po’, oltre ai mobili, anche la nostra vita.

Cosa fare: cassetti e scaffali andrebbero riempiti al massimo per i tre quarti della loro capacità.

Comprare scatole per organizzare il caos

Organizzare il disordine è impossibile, oltre che inutile e frustrante e quando si tenterà di  farlo i contenitori diventeranno parte del caos a loro volta.

Cosa fare: i contenitori andrebbero comprati solo alla fine del processo di riordino, per organizzare quello che rimane.

Sei mai caduto in qualcuno di questi errori? Come hai risolto il problema?

 

 

 

D come Delegare

D come Delega post.pngDelegare, ovvero lasciare che altri si occupino di quello che dovremmo fare noi, è fondamentale, ma per chi ama l’organizzazione delegare è difficilissimo. Ci sono vari aspetti da considerare, alcuni dei quali hanno a che fare con la parte più  intima di noi, altri semplicemente sono di ordine pratico.

Riuscire a delegare

Delegare vuol dire perdere il controllo diretto di quello che si fa, lasciare che altri facciano al posto nostro, forse meglio, forse peggio di come lo faremmo noi, in ogni caso in maniera diversa. Chi ama avere il controllo di tutto, può trovarsi in grande difficoltà nel compiere questo passo, perché rende evidente quanta (s)fiducia riponiamo negli altri riguardo alla capacità di portare a termine un compito al posto nostro.

Siamo i Re e le Regine del tempo e dello spazio a nostra disposizione, e cedere anche solo un pochino queste risorse a qualcun altro è un po’….fastidioso! Prima di tutto può farci sentire incapaci (se devo chiedere a qualcun altro di farlo, significa che da solo non ci riesco!), poi ci allerta per la paura di diventare dipendenti da chi abbiamo incaricato (e se poi mi lascia a piedi da un momento all’altro?) e ci carica di ansia nei confronti del futuro (se non imparo a farlo io come farò un domani?).

Capire questi meccanismi è fondamentale per riuscire a cedere un po’ di “sovranità”! Nessun Re cura personalmente i giardini della sua reggia e probabilmente in questo il giardiniere è molto più capace di lui.

Chi deve indirizzare in maniera prioritaria le proprie energie nella gestione di progetti a lungo termine in casa, al lavoro e  in famiglia non ha letteralmente tempo di fare tutto quanto. Chiedere o accettare l’aiuto degli altri non è “lasciare il comando” anzi, ci aiuta a concentrarci su obiettivi più alti e più meritevoli della nostra attenzione.

Saper delegare

Fatto il primo passo, resta da capire cosa delegare e chi incaricare.

Qui entrano in gioco le nostre priorità. Quello che sta in cima alla lista è ciò di cui ci vogliamo occupare personalmente, l’obiettivo più alto, mentre quello che posso delegare è tutto ciò che può aiutarmi a raggiungere quell’obiettivo.

Le azioni che possono essere affidate ad altri, tipicamente, sono le azioni a basso valore aggiunto, i compiti ripetitivi, quelli a somma negativa, in cui il dispendio energetico per essere portati a termine è più alto del vantaggio che si otterrebbe in cambio.

La persona giusta a cui affidare l’incarico deve possedere tre capacità fondamentali; quella di sapersi porre in ascolto delle nostre necessità, l’affidabilità e la competenza. Da parte nostra quando “ci affidiamo” a questa persona cerchiamo di tollerare un buon margine di imperfezione, soprattutto se il compito affidato non è proprio semplice.

Alcune indicazioni

  1. Delegare è un investimento sul futuro, praticamente è come insegnare a qualcuno a pescare invece che regalargli dei pesci.
  2. Se non chiedi mai aiuto, gli altri penseranno che riesci a fare tutto da solo. Se “alleni” le altre persone a sviluppare questa sensibilità nei tuoi confronti, chiedere aiuto sarà sempre più semplice.
  3. Metti sempre davanti il fine e non il mezzo: l’importante è portare a termine il compito, non chi lo fa e neanche come lo fa. Tra l’altro non è detto che la nostra procedura sia la migliore, forse non abbiamo mai avuto tempo di testarne un’altra o di vedere la stessa cosa da un altro punto di vista.

Quanto è difficile per te delegare un compito? Hai mai incaricato qualcuno di portare a termine un compito complesso? Raccontami nei commenti come è andata!